Забалансовый учет имущества: нюансы и проводки
Собственные основные средства, материалы, товары и другие материальные ценности компании учитывают на соответствующих счетах. Иногда организация берет или сдает основные средства в аренду, использует для производства материалы заказчика, принимает товар на комиссию — эти и другие подобные операции следует отражать на забалансовых счетах. Кроме того, очень часто за балансом бухгалтерам приходится вести учет малоценных основных средств. Как организовать забалансовый учет, в каких случаях он необходим и какими проводками отражать забалансовые операции, расскажем в статье.
Планом счетов предусмотрено 11 забалансовых счетов — на них учитывают имущество и обязательства. Учет на забалансовых счетах ведут без применения двойной записи. В конце года забалансовые счета не закрываются. Рассмотрим учет различных видов имущества на забалансовых счетах.
Забалансовый учет основных средств
Основные средства учитывать за балансом нужно в нескольких случаях.
Основные средства стоимостью до 40 000 рублей
Пожалуй, самой распространенной ситуацией учета основных средств за балансом можно считать учет активов стоимостью до 40 000 рублей.
Напомним, что основные средства не дороже 40 000 рублей можно списать единовременно на затраты в бухгалтерском учете (п. 5 ПБУ 6/01). Сначала такие активы приходуются на счет учета материальных запасов (счет 10), а далее списываются на счета затрат (счета 20, 25, 26 и т. п.). При списании малоценных основных средств с баланса встает вопрос о контроле за сохранностью имущества. Здесь и пригодятся забалансовые счета.
В плане счетов не предусмотрен забалансовый счет для учета списанных с баланса активов. Компания вправе самостоятельно ввести новый забалансовый счет, присвоив ему код (например, счет 015 «Имущество стоимостью до 40 000 рублей»). Информацию о созданных забалансовых счетах следует отразить в учетной политике предприятия.
Пример. Компания приобрела кресло для директора стоимостью 24 780 рублей, в том числе НДС 3 780 рублей. Согласно учетной политике, компания списывает такие активы на забалансовый счет 015. Проводки будут такими:
Дебет 10 Кредит 60 — 21 000 — оприходовано кресло в составе материально-производственных запасов
Дебет 19 Кредит 60 — 3 780 — выделен НДС
Дебет 68 Кредит 19 — 3 780 — НДС взят к вычету
Дебет 44 Кредит 10 — 21 000 — стоимость кресла отнесена на затраты торговой компании
Дебет 015 — 21 000 — кресло учтено за балансом
Когда кресло придет в негодность, его следует списать с забалансового учета проводкой:
Кредит 015 — 21 000
При проведении инвентаризации также следует учитывать данные забалансового учета.
Основные средства по договору аренды или лизинга
Забалансовые счета понадобятся арендаторам и арендодателям. Вести учет арендованных объектов предписывает абз. 7 п. 32 ПБУ 6/01. В приложениях к бухгалтерской отчетности бухгалтер также обязан раскрывать информацию об арендованных основных средствах (п. 27 ПБУ 4/99). Отсутствие забалансового учета при существенной доле таких объектов может привести к штрафам (ст. 15.11 КоАП РФ, ст. 120 НК РФ).
Арендаторы берут в аренду различные объекты — от офисных помещений до производственного оборудования. На основании договора аренды или лизинга арендатор (лизингополучатель) должен поставить на учет полученные основные средства. Для этого предусмотрен специальный счет 001 «Арендованные основные средства». Лизингополучатель учитывает полученное имущество у себя за балансом, если договором предусмотрено, что имущество учитывается на балансе лизингодателя.
Арендованные объекты принимаются на забалансовый учет по цене, указанной в договоре. Отсутствие стоимости имущества в договоре аренды не является препятствием для отражения объекта за балансом. Аналитический учет обычно ведется в разрезе видов основных средств и арендодателей.
При поступлении арендованного основного средства делается проводка:
При выбытии арендованного объекта (возврате его арендодателю) нужно сделать обратную проводку:
Кредит 001
Забалансовый учет подтвердит целесообразность арендных платежей, перечисляемых арендодателю. При достоверном забалансовом учете арендатор сможет обоснованно списать на затраты сумму арендных платежей.
Арендодатели также ведут учет основных средств, если по условиям договора имущество учитывается на балансе арендатора (лизингополучателя). Для учета предназначен счет 011 «Основные средства, сданные в аренду».
Забалансовый учет товаров
Комиссионеры для учета принятого товара используют забалансовый счет 004. Товар учитывают по ценам, отраженным в приемо-сдаточных актах. Аналитический учет ведется по видам товаров и организациям (лицам)-комитентам.
Дебет 004 — такую проводку нужно сделать комиссионеру при получении товаров для перепродажи
Кредит 004 — такую проводку комиссионер делает после реализации товара покупателю или его возврате комитенту
Забалансовый учет материалов и оборудования
Кроме основных средств и товаров, за балансом можно учесть и другие материальные ценности.
ТМЦ на ответственном хранении
В ряде случаев покупатели не могут учесть материальные ценности на балансовых счетах. В таком случае следует вести учет ТМЦ на счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».
Счет 002 нужен, если покупатель принял ТМЦ на хранение при:
- получении от поставщиков ТМЦ, по которым организация на законных основаниях отказалась от акцепта счетов платежных требований и их оплаты;
- получении от поставщиков неоплаченных ТМЦ, которые нельзя использовать по условиям договора до их оплаты;
- получении ТМЦ, право собственности на которые к организации не перешло, и т. п.
Обратите внимание! Вычет НДС нельзя заявить, пока ТМЦ учитываются за балансом (письмо Минфина России от 22.08.2016 № 03-07-11/48963).
Поставщики также могут учитывать ТМЦ на счете 002, если товар оплачен, но не вывезен покупателем по причинам, не зависящим от организаций.
Давальческое сырье
Если компания работает с давальческим сырьем, то для учета используется счет 003 «Материалы, принятые в переработку». Чаще всего с давальческим сырьем работают при строительстве объектов. В таком случае строительные материалы заказчика используют для выполнения работ. Также давальческое сырье используют при производстве продукции для заказчика. Пока идет процесс изготовления, давальческие материалы учитывают на счете 003.
Прием давальческого сырья отражается по дебету счета 003, выбытие (возврат остатков сырья или изготовленной продукции) отражается по кредиту счета 003. Аналитический учет по счету 003 ведется по заказчикам, видам, сортам сырья и материалов и местам их нахождения.
Оборудование для монтажа
При монтаже оборудования, принадлежащего заказчику, подрядчики ведут учет оборудования на счете 005 «Оборудование, принятое для монтажа».
Прием оборудования для монтажа отражается по дебету счета 005, списание оборудования с учета после монтажа и сдача его заказчику отражаются по кредиту счета 005. Аналитический учет ведется по заказчикам, объектам, составным частям монтируемого оборудования.
Учет имущества на забалансовых счетах поможет контролировать его сохранность. Также такой учет повысит бдительность материально-ответственных лиц и поможет компании избежать штрафов.
Эксперт сервиса Норматив
Рогачева Е.А.
Как поставить материалы на забалансовый счет - проводки и методика проведения подобных хозопераций будут рассмотрены в нашей публикации. В этой статье мы также поговорим о вопросе продажи материалов, учитываемых за балансом.
Какие забалансовые счета предназначены для учета ТМЦ?
Само определение забалансовых счетов, указанное в инструкции к Плану счетов (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н), говорит о том, что это счета, не учитываемые в балансе организации; их показатели не участвуют в оценке финансового положения хозсубъекта. Планом счетов и инструкцией к нему предусмотрено 11 забалансовых счетов, из них 3 предназначены для учета ТМЦ:
- Счет 002 — на нем учитываются ТМЦ, которые находятся на складе организации, но не являются уже или еще ее имуществом.
- Счет 003 предназначен для учета сырья и материалов, которые получает организация-производитель от заказчика для переработки.
- Счет 004 используется организациями-комиссионерами для учета товаров, принятых на условиях договора комиссии.
Ознакомиться с забалансовыми счетами, предусмотренными Планом счетов, и с особенностями их использования можно в статье .
Для всех имущественных забалансовых счетов характерно следующее: приход активов отражается только по дебету, списание только по кредиту, корреспонденция в забалансовых счетах отсутствует.
Как перевести материалы на забалансовый счет?
Абз. 4 п. 5 ПБУ 6/01 указывает на необходимость надлежащего учета имущества, списанного в затраты в качестве материально-производственных запасов. А в п. 5 ПБУ 1/2008 говорится об организации учетной политики таким образом, чтобы активы и обязательства, принадлежащие организации, учитывались отдельно от чужих.
Однако для учета материальных ценностей, стоимость которых уже списана в затраты, существуют забалансовые счета 002, 003 и 004. Инструкция по применению Плана счетов предусматривает также возможность введения дополнительных забалансовых счетов. Таким образом, для учета материалов, которые продолжают находиться в организации и использоваться в ее хоздеятельности, можно предусмотреть дополнительный счет за балансом, а регламент его использования закрепить в бухгалтерской учетной политике. Таким забалансовым счетом может быть счет 012 «Материальные ценности в эксплуатации».
В популярной у бухгалтеров учетной программе «1С:Бухгалтерия», например, для подобных целей введен счет МЦ с рядом субсчетов:
- МЦ02 «Спецодежда в эксплуатации»;
- МЦ03 «Спецоснастка в эксплуатации»;
- МЦ04 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации».
После оприходования имущества и передачи его в эксплуатацию его стоимость списывается на затраты организации, а само имущество, закрепленное за ответственными лицами, будет числиться за балансом. Когда данное имущество по той или иной причине перестанет использоваться, его надо будет списать с забалансового счета, на котором оно учитывалось.
При этом аналитический учет материалов ведется по номенклатуре и местам хранения, что позволяет контролировать наличие и использование данных ценностей, а в случае дополнительных расходов, связанных с их использованием, — обосновывать эти расходы.
При передаче матценностей в эксплуатацию выписываются соответствующие документы, например требование-накладная (форма М-11), и делаются проводки:
- Дт 20, 26, 44 (счета затрат) Кт 10 «Материалы»;
- Дт 012 (МЦ).
В случае полного износа имущества, учтенного за балансом, или его выбытия по иным причинам оформляется документ на списание и фиксируется проводка по кредиту забалансового счета: Кт 012 (МЦ).
Регламент учета ценностей, учтенных за балансом, и контроля за ними, а также перечень документов, применяемых для этих целей, организация должна разработать сама и закрепить в своей учетной политике.
Как продать материалы с забалансового счета?
Для реализации имущества, учтенного за балансом, определяется его договорная стоимость. При продаже формируется проводка по реализации прочего имущества:
- Дт 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» Кт 91 «Прочие доходы и расходы».
Если организация работает на ОСНО, начисляется НДС при реализации актива:
- 91 «Прочие доходы и расходы» Кт 68 «Расчеты по НДС».
Выбытие имущества проходит по кредиту забалансового счета его учета:
- Кт 012 (МЦ).
При этом себестоимость такого имущества равна нулю в силу того, что оно уже было учтено в затратах организации при передаче его в эксплуатацию. Средства от продажи этого имущества являются доходом организации.
ВАЖНО! Для формирования документов на продажу и соответствующих проводок в бухгалтерской программе часто приходится восстанавливать продаваемое имущество в активе организации, если функционал программы не предусматривает операции по продаже имущества, учитываемого за балансом. Для этого ТМЦ, подлежащие реализации, восстанавливаются на счете, с которого ранее были списаны, по символической стоимости — например, в 1 копейку.
Инвентаризация материалов за балансом
П. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, установлено обязательное проведение инвентаризации всего имущества и обязательств перед составлением годовой отчетности и в некоторых других случаях. При этом учетной политикой может быть закреплено более частое ее проведение. Обязательная ревизия касается как балансовых, так и забалансовых счетов.
С правилами проведения инвентаризации материально-производственных запасов и документами, ее сопровождающими, можно в статье .
Итоги
Матценности, переданные в эксплуатацию, списываются на расходы в момент их передачи и перестают учитываться в активе баланса. Учет ценностей, списанных с баланса, но используемых в хоздеятельности организации до их износа, ликвидации или продажи, может происходить на забалансовом счете. Регламент его использования должен быть утвержден учетной политикой.
С 1 января 2010 года согласно изменениям, внесенным приказом Минфина России от 30.12.2009 № 152н (далее - приказ № 152н) в Инструкцию по бюджетному учету, утвержденную приказом Минфина России от 30.12.2008 № 148н (далее - Инструкция № 148н), введенные в эксплуатацию объекты основных средств стоимостью до 3 000 руб. включительно, за исключением объектов недвижимого имущества, библиотечного фонда, драгоценностей и ювелирных изделий, подлежат отражению на забалансовом счете 21 "Основные средства стоимостью до 3 000 рублей включительно в эксплуатации" до момента их списания или выбытия по иным основаниям. В настоящей статье методисты фирмы "1С" разъясняют особенности применения новых правил.
Применение забалансового счета 21
Списание или выбытие объекта основных средств с забалансового учета осуществляется на основании:
- Акта о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306033);
- Акта о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031).
Списание с забалансового счета производится в порядке, установленном для ценностей, отражаемых в балансе учреждения, и осуществляется одновременно с их выбытием (передачей, ликвидацией, реализацией и др.).
Объекты основных средств стоимостью до 3 000 руб. включительно как имущество, закрепленное за учреждением на праве оперативного управления, подлежат обязательной инвентаризации.
При выявлении недостач, потерь, хищений объекты основных средств списываются с забалансового учета с отражением суммы причиненного ущерба на соответствующем счете аналитического учета счета 020900000 "Расчеты по недостачам":
Дебет 1 209 01 560 Кредит 1 401 01 172 - на сумму рыночной стоимости объектов имущества, по которым выявлена недостача.
Аналитический учет по счету ведется в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей в порядке, установленном учреждением.
Согласно Методическим указаниям по переходу на новые положения Инструкции по бюджетному учету в связи с изменениями, утвержденными приказом № 152н (письмо Минфина России от 01.04.2010 № 02-06-07/1169), учреждение в рамках урегулирования учетных процедур в отношении государственного (муниципального) имущества должно своим правовым актом (приказом, распоряжением) определить порядок осуществления учета указанных объектов на забалансовом счете 21, в том числе порядок учета объектов (принятие, выбытие, списание) в денежном эквиваленте:
- в условной единице: один объект имущества - 1 руб.,
- либо по фактической стоимости объектов (по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости объектов).
Методологи Минфина России обращают внимание на то, что учреждение своим распорядительным актом (приказом по учетной политике) должно установить порядок ведения аналитического учета указанных объектов основных средств.
При этом, принимая решение об учетных процедурах указанных объектов и операций по их движению, необходимо предусматривать обязанность обеспечения сохранности государственного (муниципального) имущества и его эффективного использования. Обязательными требованиями ведения аналитического учета для всех учреждений являются:
- учет по номенклатуре объектов;
- учет в разрезе материально ответственных лиц;
- ведение Карточки количественно-суммового учета материальных ценностей.
При этом возможны различные варианты организации аналитического учета:
- аналитический учет осуществляется в разрезе материально ответственных лиц реестровым способом по номенклатуре поступаемых к учету объектов основных средств (с регистрацией в реестре по мере их ввода в эксплуатацию), с отражением в реестре объектов их количества и в условной единице стоимости один объект - 1 руб.;
- аналитический учет осуществляется в разрезе материально ответственных лиц реестровым способом по номенклатуре поступивших к учету объектов основных средств (с регистрацией в реестре по мере их ввода в эксплуатацию), с отражением в реестре объектов их количества и их фактической стоимости.
При этом внутри реестра аналитический учет может быть сгруппирован по следующим группам основных средств: мебель, инвентарь, оборудование, прочие основные средства и т. п.
Если учреждение не установило порядок ведения учета объектов имущества на забалансовом счете 21, такой учет следует осуществлять в разрезе материально ответственных лиц по количеству и фактической стоимости объектов.
Учет на счете 21 в "1С:Бухгалтерии бюджетного учреждения 8"
В программе "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" учет основных средств стоимостью до 3 000 руб. включительно, списанных с учета в момент ввода в эксплуатацию (далее - ОС в оперативном учете), ведется на забалансовом счете 21. К счету 21 открыты субсчета, соответствующие аналитическим счетам счета 101 "Основные средства", на которых объекты ОС учитывались до их списания с учета.
Приказом № 152н уточнено, что основные средства, являющиеся объектами недвижимости, независимо от стоимости отражаются на балансовых счетах. Напомним, что согласно статье 130 ГК РФ объектами недвижимости являются:
- земельные участки;
- участки недр;
- все, что прочно связано с землей, т. е. объекты, перемещение которых без несоразмерного ущерба их назначению невозможно, в том числе здания, сооружения, объекты незавершенного строительства;
- подлежащие государственной регистрации воздушные и морские суда, суда внутреннего плавания, космические объекты.
Законом к недвижимым вещам может быть отнесено и иное имущество. Поэтому к счету 21 открыты следующие субсчета:
21.04 "Машины и оборудование";
21.05 "Транспортные средства";
21.06 "Производственный и хозяйственный инвентарь";
21.09 "Прочие основные средства".
По счету 21 ведется аналитический учет по номенклатурным группам (по субконто1 "Основные средства"), по материально ответственным лицам и подразделениям (по субконто2 "Центры материальной ответственности"), по видам деятельности (КВД) в количественном и суммовом измерении.
Следует отметить, что в программе учет объектов ОС в оперативном учете предусмотрен по фактической стоимости каждой единицы.
При работе в программе поступление основных средств на счет 21 регистрируется документами по вводу объектов ОС в эксплуатацию: Принятие к учету ОС и НМА, Внутреннее перемещение ОС, Безвозмездное поступление ОС, Оприходование ОС (НМА) на счет 101 (102) с видом операции Оприходование ОС по результатам инвентаризации . Таким образом, объекты ОС принимаются к учету на счет 21 по балансовой стоимости, а не в условной оценке.
В "1С:Бухгалтерии бюджетного учреждения 8" ведется инвентарный учет основных средств, предусмотрен также групповой учет объектов ОС стоимостью до 3 000 руб. включительно. При групповом учете объекты ОС принимаются к учету по стоимости партии. Таким образом, на счете 21 учет ведется по фактической стоимости каждой единицы.
Для оформления и регистрации движения ОС в оперативном учете применяются следующие документы.
Ввод остатков ОС в оперативном учете - предназначен для ввода входящих остатков по счету 21 в начале работы с программой "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8".
Внутреннее перемещение ОС в оперативном учете - предназначен для оформления операций внутреннего перемещения ОС, списанных с балансового учета при вводе в эксплуатацию. Из документа можно распечатать Накладную на внутреннее перемещение основных средств (форма № ОС-2) или Требование-накладную М-11 (ф. 0315006).
Списание ОС в оперативном
учете - предназначен для оформления операций списания объектов ОС со счета 21 в связи с непригодностью для дальнейшего использования и по другим основаниям. Поскольку причиной списания объекта может быть порча, недостача, потери, хищение, ликвидация, реализация, передача, к документу предусмотрено формирование нескольких печатных форм:
- Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143);
- Акт о приеме-передаче ОС-1б (ф. 0306031);
- Акт о списании групп объектов основных средств
ОС-4б (ф. 0306033);
- Требование-накладная М-11 (ф. 0315006);
- Накладная М-15.
Работа с документами ведется в журнале Журнал документов ОС в оперативном учете (меню ОС, НМА, НПА - Основные средства в оперативном учете ). В журнале по кнопке Открыть отчет можно сформировать отчет Оборотная ведомость по ОС в оперативном учете . Также предусмотрено формирование Карточек количественно-суммового учета материальных ценностей по форме 0504041 (меню Бюджетный учет - Регламентированные регистры бюджетного учета ). По счету 21 можно формировать любые стандартные отчеты.
Для оформления данных инвентаризации по форме № 0504087 "Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов", а также для регистрации результатов инвентаризации применяется документ Инвентаризация ОС в оперативном учете (меню ). При выявлении недостач на основании документа вводится документ Списание ОС в оперативном учете . При наличии излишков на основании документа вводится документ Оприходование ОС (НМА) на счет 101 (102) .
Для оформления и регистрации результатов инвентаризации драгоценных металлов, содержащихся в объектах ОС, учитываемых на счете 21, применяется документ Инвентаризация драгметаллов .
Работа с документами Инвентаризация ОС в оперативном учете и Инвентаризация драгметаллов ведется в Журнале инвентаризации (меню ОС, НМА, НПА - Инвентаризация ).
Следует отметить, что в целях обеспечения надлежащего контроля за движением основных средств стоимостью до 3 000 руб. включительно, списанных с балансового учета при передаче в эксплуатацию, ранее в программе "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" был организован их оперативный учет в регистре накопления ОС в оперативном учете .
Для переноса остатков из регистра накопления ОС в оперативном учете на счет 21 при переходе на учет в соответствии с приказом № 152н предусмотрен документ Перенос ОС в оперативном учете (можно открыть из Журнала документов ОС в оперативном учете ).