Ko so izbrana stroškovna mesta, se za vsako od njih izdela predračun stroškov. Predračun vključuje le tiste stroške, ki jih neposredno obvladuje izvajalec ali drugi odgovorni za stroške.
Za organizacijo nadzora stroškov za vsak center je pomembno evidentiranje dejanskih stroškov za vsak center. V ta namen se za vsako stroškovno mesto praviloma odpre ločen analitični račun za obračunavanje proizvodnih stroškov, vsakemu centru je dodeljena posebna številka (stroškovna oznaka).
Neposredne stroške obračunavajo stroškovna mesta na podlagi primarnih dokumentov, v katerih so vpisane šifre stroškov. Posredni stroški po centrih so usmerjeni v dve vrsti: neposredno povezani z danim stroškovnim mestom; razporejenih iz drugih stroškovnih mest.
Nekatere organizacije stroškom centra zaračunajo samo tiste režijske stroške, ki nastanejo v centru. Stopnja režijskih stroškov za takšne centre se določi tako, da se znesek režijskih stroškov deli z obsegom izdelkov (delov, storitev) tega centra, ki se lahko izrazi v enotah izdelkov, njihove stroške, v delovnih ali strojnih urah, neposredno plače. Preostali režijski stroški v takih organizacijah se porazdelijo po ustreznih stopnjah, mimo stroškovnih mest.
Organizacije, ki si delijo obe vrsti režijskih stroškov, bodo uporabile stopnje
porazdelitev režijskih stroškov po vrstah režijskih stroškov.
Učinkovitost stroškovnih mest je v veliki meri odvisna od vsebine poročil stroškovnih mest. Glavna načela tega poročanja so: vključitev v poročilo le nadzorovanih stroškov; konsolidacija kazalnikov poročanja po centrih, ko se dvigajo od najnižje ravni upravljanja na najvišjo; Dostopnost informacij o odstopanjih v poročanju, ki omogoča izvajanje načela upravljanja z odstopanji.
Bistvo načela vodenja po odstopanjih je v predpostavki, da vodji višje ravni vodenja ni treba hitro kontrolirati posameznih odhodkov in dohodkov centrov odgovornosti nižjih ravni upravljanja, če se njihove vrednosti ne razlikujejo. bistveno od danih. Če so odstopanja v odhodkih in prihodkih znatna (običajno več kot 5 %), se vodjem na višji ravni zagotovijo dodatne informacije, ki pojasnjujejo odstopanja v ustreznem centru odgovornosti. Na podlagi dodatnih informacij poslovodja sprejema odločitve v okviru svojih pooblastil ali posreduje ustrezne podatke višjemu vodji.
Primer poročanja po stroškovnih mestih različnih ravni je podan v tabeli. 8.2.
Ta poročila primerjajo dejanske stroške s predvidenimi stroški in izračunajo odstopanja stroškov. Za določitev dinamike odstopanj po mesecih v tabeli. 8.2 prikazuje podatke o odstopanjih od začetka leta. Na primer, za druge stroške v oddelku št. I je bila za tekoči mesec dovoljena prevelika poraba v višini 0,5 tisoč rubljev. Vendar so bili od začetka leta v okviru te postavke prejeti prihranki v višini 0,3 tisoč rubljev, zato je lahko preporaba poročevalskega meseca upravičena.
Pri ocenjevanju odstopanj za posamezne stroške je treba posebno pozornost nameniti neproizvodnim stroškom delavnic in organizacije kot celote, ki jih sestavljajo izgube zaradi izpadov, pomanjkanja in poškodovanja materialnih sredstev, izgube zaradi zakonske zveze itd. stroški se v predračunu ne odražajo.
Pri sestavljanju poročila o izvedbi predračunov stroškov za organizacijo kot celoto je treba upoštevati, da so za vodjo organizacije in njegovega namestnika za ekonomijo vsi stroški obvladljivi. Zato poročilo o izvedbi stroškovnega predračuna za organizacijo podaja podatke o splošnih poslovnih odhodkih, pridobljenih po finančno računovodskih podatkih. /> Pri določanju stroškovnih mest, postopku obračunavanja stroškov zanje, vsebini poročil o izvedbi predračunov različnih nivojev in ocenjevanju odstopanj od predračunov je za načrtovanje, obračunavanje in obračun stroškov proizvodnje priporočljivo uporabiti panožna navodila, pa tudi panožne smernice za analizo gospodarskih dejavnosti organizacije. Poročanje profitnega centra
Profitna središča so lahko delavnice, proizvodni, prodajni (marketinški) oddelki in drugi oddelki organizacije, katerih vodje so odgovorni in pooblaščeni tako za stroške kot prihodke. Organizacija kot celota deluje tudi kot profitno središče. Dokument poročanja stroškov profitnega centra so predhodno obravnavana poročila o izvedbi predračunov za stroškovna mesta višjih nivojev (običajno izhajajo iz prodajnega nivoja).
Glavni poročevalski dokument profitnega centra je izkaz poslovnega izida. Vsebina tega poročila je odvisna od kazalnikov dobička, vključenih v poročilo – bruto, od prodaje, pred obdavčitvijo, iz rednega poslovanja, neto ali mejnega dobička.
Če profitni center poroča o bruto dobičku, potem poročilo odraža stroške izdelanih izdelkov (del, storitev), stroške proizvodnje izdelkov tega centra, ki sestavljajo njegovo proizvodno ceno, in izračunano vrednost
bruto dobiček. Poročilo je mogoče sestaviti v obliki, prikazani v tabeli. 8.3. Tabela 8.3
Mesečno poročilo dobička (tisoč rubljev)
| № p/n | Kazalniki | Po predračunu (načrtu) | Pravzaprav | Odstopanja (+,-) |
|
| na mesec | od začetka leta |
||||
| Izkaz bruto dobička |
|||||
| 1 | Stroški izdelkov (delov, storitev) | 1000 | 1200 | +200 | +300 |
| 2 | | 600 | 700 | + 100 | + 150 |
| 3 | Bruto dobiček (vrstica 1 - vrstica 2) | 400 | SOO | + 100 | + 150 |
| Izkaz dobička iz prodaje |
|||||
| 1 | Prihodki od prodaje (neto) | 1000 | 1200 | +200 | +300 |
| 2 | Stroški proizvodnje | 600 | 700 | + 100 | +1SO |
| 3 | Stroški prodaje | B0 | 60 | +10 | +30 |
| 4 | Splošni tekoči stroški | 150 | 160 | + 10 | +20 |
| B | | aoo | 920 | + 120 | +200 |
| 6 | Dobiček od prodaje (stran 1 - stran 5) | 200 | 290 | +ao | + 100 |
| Izkaz dobička iz rednega poslovanja |
|||||
| 1 | Prihodki od prodaje (neto) | 1000 | 1200 | +200 | +300 |
| 2 | Stroški proizvodnje | 600 | 700 | + 100 | +1SO |
| 3 | Stroški prodaje | BO | 60 | +10 | +30 |
| 4 | Splošni tekoči stroški | 1B0 | 160 | +10 | +20 |
| B | Skupni stroški prodanega blaga [str. 2 -I- stran 3 + stran 4) | 800 | 920 | + 120 | +200 |
| 6 | Dobiček od prodaje (stran I - stran B) | 200 | 280 | +ao | +100 |
| 7 | Drugi prihodki | 100 | 120 | +20 | +30 |
| ampak | drugi stroški | ao | 100 | +20 | +IS |
Pri sestavljanju poročila o kosmatem dobičku je treba upoštevati, da lahko organizacije v skladu s sprejeto računovodsko usmeritvijo v stroške proizvodnje vključijo splošne poslovne odhodke ali jih odpišejo na konto 90 »Prodaja«. V prvem primeru se kazalnik proizvodnih stroškov v poročilu določi ob upoštevanju splošnih poslovnih stroškov, v drugem primeru pa brez teh stroškov. Splošni odhodki v drugem primeru bodo upoštevani pri sestavljanju poročila o dobičku od prodaje.
Če dobičkonosni center poroča o dobičku od prodaje, potem poročilo vsebuje dodatne podatke o stroških prodaje izdelkov (delov, storitev) in ustrezen del splošnih poslovnih odhodkov (če niso vključeni v stroške proizvodnje), kar omogoča izračun celotne stroške prodanih izdelkov (del, storitev). ) in dobiček od prodaje.
Pri sestavi poročila o dobičku iz rednega delovanja poročilo vključuje podatke o drugih prihodkih in odhodkih ter znesek davka od dobička.
Znesek dobička pred obdavčitvijo se določi tako, da dobičku od prodaje prištejemo druge prihodke in od nastalega zneska odštejemo druge odhodke.
Čisti dobiček ali izguba se določi tako, da se od zneska odšteje
obdavčljivi dohodek znesek dohodnine.
Sestavo drugih prihodkov in odhodkov določata PBU 9/99 in PBU 10/99.
V finančnem računovodstvu se drugi prihodki in odhodki izkazujejo na sintetičnem računu 91.
Za vsako vrsto prihodkov in odhodkov se vodi analitično knjigovodstvo na kontu 91. Hkrati bi morala konstrukcija analitičnega obračunavanja drugih prihodkov in odhodkov, povezanih z isto finančno poslovno transakcijo, omogočati prepoznavanje finančnega rezultata za vsako transakcijo.
Pri odločanju, ali je primerno vključiti druge prihodke in odhodke v izkaz poslovnega izida, je treba upoštevati, da je le majhen del teh prihodkov in odhodkov neposredno povezan s profitnimi centri in se jim lahko pripiše neposredno.
Pretežni del drugih prihodkov in odhodkov je centraliziran in posredno razporejen v profitna središča. Če je podlaga za razdelitev takih drugih prihodkov in odhodkov slabo izbrana, lahko bistveno izkrivljajo dobičke zadevnih centrov.
Hkrati bi lahko imela vključitev v poročanje profitnih centrov centrov drugih prihodkov in odhodkov, ki jih ne obvladujejo upravljavci. pozitivno vrednost, ker imajo interes oceniti smiselnost drugih stroškov.
Kot eno od možnosti za sestavo poročila o profitnem centru lahko priporočamo sestavo tega poročila z vključitvijo samo tistih drugih prihodkov in odhodkov, ki so neposredno povezani z ustreznim centrom.
V študiji iz leta 1981 je 85 % preučenih ameriških podjetij dodelilo nekatere druge stroške profitnim središčem. Študija iz leta 1989 je pokazala, da si je od 100 transnacionalnih družb 30,5 % delilo administrativne stroške sedeža; 29,5% - obresti na
dolga in 16,2 % - dohodnine.
Profitna središča lahko namesto poročanja o prihodkih pripravijo poročila o maržah.
Mejni dohodek se določi tako, da se od prihodkov od prodaje izdelkov (del, storitev) odštejejo spremenljivi stroški, povezani s proizvodnjo in prodajo izdelkov. Razlika med mejnim dohodkom in stalnimi stroški se imenuje rezidualni dohodek. Hkrati je priporočljivo izračunati preostali dohodek ob upoštevanju neposrednih in posrednih fiksnih stroškov.
Delitev stalnih stroškov na neposredne in posredne se izvaja glede na specifične pogoje proizvodnega procesa.
Na primer, če se oprema uporablja samo za proizvodnjo določene vrste izdelka, potem so vsi stroški servisiranja te opreme neposredni stroški - plače delavcev, ki servisirajo opremo, znesek amortizacije opreme, znesek najema. plačila nanj itd.
Med posredne fiksne stroške sodijo takšni stroški, ki se med vrste proizvodov (gradenj, storitev) razporedijo samo z obračunom - stroški vzdrževanja administracije, višina amortizacije stavb ipd.
Primer sestave poročila o mejnem dohodku je podan v tabeli. 8.4:
Tabela 8.4
Poročilo dobičkonosnega centra o mejnem dohodku za mesec (tisoč rubljev)
| № p/n | Kazalniki | Po predračunu (načrtu) | | Odstopanja (+, -) |
|
| Pravzaprav | na mesec | v začetku leta |
|||
| 1 | Prihodki od prodaje (neto) | 1000 | 1200 | +200 | +300 |
| 2 | Spremenljivi stroški | 500 | 600 | + 100 | +200 |
| 3 | Mejni dohodek (str. 1 - str. 2) | 500 | 600 | + 100 | + tudi |
| 4 | Neposredni fiksni stroški | 200 | 210 | + 10 | +20 |
| S | Preostali dohodek do posredni stroški | 300 | 390 | +90 | +90 |
| 6 | Posredni fiksni stroški | 100 | HO | + 10 | +20 |
| 7 | Preostali dohodek ob upoštevanju posrednih stroškov (dobiček iz proizvodnje) (vrstica B - stran 6) | 200 | 280 | +60 | +60 |
Preostali prihodki iz posrednih stroškov na splošno zagotavljajo natančnejše merilo uspešnosti profitnega središča kot dobiček iz proizvodnje, saj ta ukrep ne vsebuje netočnosti, ki izhajajo iz alokacije posrednih stroškov.
Poročilo o prispevnih maržah je mogoče dopolniti s kazalniki prihodkov in odhodkov, na podlagi katerih je mogoče določiti čisti prihodek profitnega centra.
Na splošno je za organizacijo priporočljivo sestaviti poročilo o dobičku za mesec poročanja v obliki poročila o dobičku kot del računovodskih (finančnih) izkazov z vključitvijo v poročilo kazalnikov po oceni in odstopanjih. za mesec in od začetka leta (tabela 8.5):
Tabela 8.5
Izkaz poslovnega izida za leto 20
| 4 | Stroški prodaje | 50 | ?0 | +10 | +30 |
| 5 | Splošni tekoči stroški | 150 | 160 | + 10 | +20 |
| S | Kosmati stroški prodanega blaga (vrstica 2 + vrstica 4 + vrstica 5) | eoo | 920 | + 120 | +200 |
| 7 | Dobiček (izguba) od prodaje (str. I - str. 6) | 200 | 2S0 | +30 | +100 |
| 8 | Drugi prihodki | 50 | 70 | + 10 | +20 |
| 9 | drugi stroški | 40 | 50 | + 10 | + 15 |
| 10 | Dobiček (izguba) pred obdavčitvijo (vrstica 7 + vrstica 9 - vrstica 9) | 220 | 300 | +30 | +115 |
| 11 | davek na prihodek | 44 | 50 | +15 | 23 |
| 12 | H in jata dobičkov (str. 10 - str. 11) | 175 | 240 | +64 | 92 |
Poročanje je osnova za usklajevanje dela, operativno načrtovanje in upravljanje. Postopek gibanja poročevalskih informacij v organizaciji je prikazan na sliki B.17.
Začetne informacije za poročanje so podatki o načrtovanih stroških dela in dejanskih stroških njihove izvedbe.
V fazi načrtovanja projekta se izdelajo poročila o proračunskih stroških dela (tabela B.11), razporeditvi proračunskih sredstev po računih stroškov (tabela B.12) itd.
V fazi kontrole se praviloma zbirajo podatki o stroških:
Stroški dela;
materiali;
Drugi neposredni stroški;
Prekomerna poraba sredstev.
Poročilo o prekoračitvi gotovine se ustvari letno ali mesečno za celoten projekt.
Vrednosti dejanskih stroškov (ACWP) in prislužene vrednosti (BCWP) za vsako dejavnost so glavni elementi, na katerih temelji poročanje o statusu stroškov. Ti podatki se zbirajo na ravni odhodkov in so vključeni v poročila. Običajno se ta poročila pripravljajo mesečno za vsako raven CRR ali CCO, odvisno od zahtevane ravni združevanja informacij. Poleg njih se izdelajo tedenska poročila o dejanskih stroških dela, na podlagi katerih je mogoče analizirati porabo kadrov.
3. Nadzor in regulacija projekta (55`)
Osnovni koncepti
Nadzor.
Nadzorni sistem.
Zahteve za nadzorni sistem.
Spremljanje.
Metode nadzora.
Korektivni ukrepi.
Glavni namen nadzora projekta je zagotoviti izpolnjevanje ciljev in izboljšati splošno učinkovitost načrtovanja in nadzornih funkcij projekta.
Sistem nadzora projekta je del celotnega sistema vodenja projektov, med elementi (podsistemi) katerega so povratne informacije in možnost spreminjanja predhodno nastavljenih indikatorjev. To pomeni, da se v primeru kakršne koli kršitve napredka projekta oblikuje odziv, katerega namen je zmanjšati nastalo odstopanje od načrta ob upoštevanju sprememb v okolju.
V najenostavnejši obliki lahko krmilni sistem s povratnimi informacijami predstavimo kot blokovni diagram (slika B.18) Primer sistema tretjega reda (glede na število indikatorjev) je prikazan na sl. B.19.
V praksi se le 5 % projektov izvede v skladu s prvotnimi načrti. Bolj kot je projekt kompleksen in tehnološko napreden, pogosteje se pojavlja potreba po prerazporeditvi in večja obremenitev je na sistem vodenja projekta, na njegove podsisteme načrtovanja in nadzora. Poleg tega se lahko sčasoma spremenijo potrebe, za katere je bil projekt zasnovan.
Zahteve za sistem nadzora se razvijejo pred začetkom projekta ob sodelovanju vseh zainteresiranih in določajo sestavo analiziranih informacij, strukturo poročil in odgovornost za zbiranje podatkov, analizo informacij in sprejemanje odločitev. Za ustvarjanje učinkovitega nadzornega sistema je potrebno:
Skrbno načrtovanje vseh del, ki so potrebna za dokončanje projekta;
Natančna ocena časa, sredstev in stroškov;
Obračunavanje dejanske uspešnosti in stroškov v času;
Občasno ponovno vrednotenje časa in stroškov, potrebnih za dokončanje preostalega dela;
Večkratna, periodična primerjava dejanske uspešnosti in stroškov z načrtom in proračunom.
Obstaja več osnovnih načel za izgradnjo učinkovitega nadzornega sistema:
- prisotnost posebnih načrtov. Načrti morajo biti smiselni, jasno strukturirani in določeni, da zagotovijo podlago za nadzor. Če se načrti posodabljajo prepogosto in brez uporabe postopkov nadzora sprememb, se lahko izgubi nadzor nad projektom.
- Razpoložljivost informativnega sistema poročanja. Poročila morajo odražati status projekta glede na prvotne načrte na podlagi skupnih pristopov in meril. Da bi to zagotovili, bi morali biti postopki za pripravo in prejemanje poročil jasno opredeljeni in dokaj enostavni, za vse vrste poročil pa je treba določiti jasne časovne intervale. O rezultatih, predstavljenih v poročilih, je treba razpravljati na sestankih.
– razpoložljivost učinkovitega sistema za analizo dejanskih kazalnikov in trendov. Vodstvo projekta mora na podlagi analize zbranih podatkov ugotoviti, ali trenutno stanje ustreza načrtovanemu, in če ne, potem izračunati velikost in resnost posledic odstopanj. Dve glavni meritvi za analizo sta čas in stroški. Za analizo trendov stroškov in časovnih ocen projektnega dela morate uporabiti posebna poročila. Napoved lahko na primer kaže povišanje stroškov projekta ali zamudo pri rokih. Vendar pa pogosto odstopanja v časovnih in stroškovnih kazalcih vplivajo tudi na vsebino prihajajočega dela in kakovost rezultatov.
– razpoložljivost učinkovitega odzivnega sistema. Zadnji korak v procesu nadzora so ukrepi vodstva za premagovanje odstopanj v poteku projektnega dela. Ti ukrepi so lahko usmerjeni v odpravo ugotovljenih pomanjkljivosti in premagovanje negativnih trendov znotraj projekta. Vendar pa bo v nekaterih primerih morda treba načrt revidirati. Prerazporeditev zahteva analizo »kaj če« za napovedovanje in izračun posledic načrtovanih ukrepov. Od vodje je odvisno tudi, da projektno ekipo prepriča in motivira v potrebo po določenih dejanjih.
Običajno projektno vodenje nadzoruje tri glavne kvantitativne značilnosti – čas, obseg in stroške.
Glavne metode analize stanja dela, ki jih uporablja vodja, vključujejo zbiranje dejanskih podatkov o doseženih rezultatih in oceno dejanskih stroškov, oceno preostale količine dela, analizo dejanskega učinka za tekoči datum.
Procesi nadzora projekta so razdeljeni na glavne in pomožne (slika B.20):
- splošni nadzor sprememb - usklajevanje sprememb za projekt kot celoto;
- projektno poročanje - zbiranje in posredovanje poročevalskih informacij o poteku projekta, vključno s poročili o opravljenem delu, o izvajanju načrtovanih kazalnikov, napoved na podlagi razpoložljivih rezultatov;
- nadzor nad spremembami vsebine - nadzor nad spremembami vsebine projekta;
- nadzor razporeda - nadzor nad spremembami urnika projekta;
- obvladovanje stroškov - nadzor stroškov za delo in sprememb v proračunu projekta;
- nadzor kakovosti - spremljanje konkretnih rezultatov projekta za ugotavljanje njihove skladnosti z uveljavljenimi standardi in sprejemanje potrebnih ukrepov za odpravo vzrokov, ki vodijo do kršitev kakovosti; obvladovanje tveganj - odziv na spremembe stopnje tveganja med izvajanjem projekta.
Procesi nadzora projekta so med seboj tesno povezani in jih lahko po potrebi predstavimo kot en integriran proces, sestavljen iz izbranih procesov (slika B.21):
- sledenje: zbiranje in dokumentiranje dokazov; ugotavljanje v uradnih in neuradnih poročilih stopnje skladnosti dejanske uspešnosti z načrtovanimi kazalniki;
- analiza: ocena trenutnega stanja dela in primerjava doseženih rezultatov z načrtovanimi; ugotavljanje vzrokov in načinov vplivanja na odstopanja od izvajanja načrta;
- prilagoditev: načrtovanje in izvajanje ukrepov, katerih cilj je opravljanje dela v skladu z načrtom, zmanjševanje negativnih odstopanj ali izkoriščanje pojava ugodnih odstopanj.
Spremljanje - nadzor, sledenje, obračunavanje, analiza in poročanje o dejanski izvedbi projekta v primerjavi z načrtom.
Metode za spremljanje dejanskega izvajanja so razdeljene na:
preprost način nadzora, ki se imenuje tudi metoda 0-100, ker sledi le dokončanju podrobnega dela (obstajata samo dve stopnji dokončanosti: 0% in 100%). Z drugimi besedami, šteje se, da je delo končano šele, ko je dosežen končni rezultat.;
podrobna metoda nadzora, ki predvideva izvedbo ocen vmesnih stanj delovne uspešnosti (npr. 50 % dokončanost podrobnega dela pomeni, da so po ocenah izvajalcev in vodstva cilji dela doseženi za polovico). Ta metoda je bolj zapletena, ker zahteva, da vodja oceni
cent dokončanja za nedokončano delo. Za to organizacije, ki izvajajo projekte, razvijejo svoje notranje lestvice za oceno stopnje delovne uspešnosti. Ti podatki so praviloma zaupni, saj vsebujejo podatke o tehnologijah, ki se uporabljajo v organizaciji za opravljanje dela, in so specifični za vsak posamezen projekt in organizacijo, ki ga izvaja.
Upoštevajte, da metoda "podrobnega nadzora" daje natančno predstavo o stanju opravljenega projektnega dela le, če so ocene opravljenega dela pravilno opravljene. V večini primerov uporaba metode "0-100" v kombinaciji z zadostno stopnjo podrobnosti nalog daje sprejemljive rezultate..
Včasih obstajajo nekoliko spremenjene različice metode podrobnega nadzora:
- Metoda 50/50, pri kateri je mogoče upoštevati kakšen vmesni rezultat za nedokončano delo. Stopnja dokončanosti dela se določi takrat,
ko se 50 % proračuna porabi za delo;
- milestone metoda, ki se uporablja za dolgotrajno delo. Delo je razdeljeno na dele po mejnikih, od katerih vsak pomeni določeno stopnjo dokončanosti dela.
Podatki, potrebni za nadzor glavnih parametrov projekta, so predstavljeni v tabeli. B.13.
Po prvem poročilu z dejanskimi podatki se pridobita dva delovna razporeda: osnovni urnik in trenutni urnik, ki vključuje vpliv zadnjih dejanskih podatkov (slika B.22). Glavno delo pri ugotavljanju stanja projekta je primerjava teh dveh načrtov. Na tej sliki za vsako opravilo zgornja vrstica odraža trenutni grafikon, spodnja vrstica pa osnovno črto. Desno od vrstic so odstopanja v dnevih za zgodnji začetek oziroma konec.
Z uporabo metod načrtovanja časovnih parametrov projekta je enostavno preračunati datume zaključka vseh del.
Ocene zaključenih in prihajajočih obsegov dela so lahko koristne tudi za:
- revizija ocen trajanja delovnih mest;
- ugotavljanje razlogov za zamude;
- analiza dejanske vrednosti.
Po ugotovitvi projektnih odstopanj od načrta mora vodja ustrezno ukrepati. Prej ko se sprejmejo korektivni ukrepi, tem bolje. Prav tako je priporočljivo skrbno načrtovati ukrepe za ponovno pridobitev nadzora nad projektom.
Pet glavnih možnih načinov delovanja, ki se najpogosteje uporabljajo, ko projekt odstopa od načrta, je:
Poiščite alternativno rešitev. Najprej je treba razmisliti o možnostih, povezanih z izboljšanjem učinkovitosti dela z novimi tehnološkimi ali organizacijskimi rešitvami. Nova rešitev je lahko na primer sprememba zaporedja številnih opravil;
Revizija stroškov. Ta pristop pomeni povečanje obsega dela in dodelitev dodatnih sredstev. Rešitev je lahko povečanje obremenitve obstoječih virov ali privabljanje dodatnih ljudi, opreme, materialov. Ta pristop se običajno uporablja, kadar je treba odpraviti časovne zamude pri projektu;
Revizija rokov. Ta pristop pomeni, da se bodo roki za dokončanje del odmaknili. Vodstvo projekta se lahko tako odloči v primeru resnih stroškovnih omejitev;
Revizija vsebine dela. Ta pristop predvideva, da je mogoče zmanjšati obseg dela na projektu in s tem doseči le del načrtovanih rezultatov projekta. Upoštevajte, da ne govorimo o reviziji kvalitativnih značilnosti rezultatov projekta;
Prekinitev projekta. To je morda najtežja odločitev. Vendar je treba sprejeti, če predvideni stroški projekta presegajo pričakovane koristi.Odločitev, povezana s prenehanjem projekta, je poleg zgolj ekonomskih vidikov povezana s premagovanjem psiholoških težav, povezanih z interesi različnih udeležencev projekta.
Upravljanje sprememb je proces predvidevanja in načrtovanja prihodnjih sprememb, beleženje vseh možnih sprememb (v obsegu, specifikaciji, stroških, načrtu, omrežju itd.) za podroben pregled, oceno učinka, odobritev ali zavrnitev ter spremljanje in usklajevanje izvajalcev, ki izvajajo spremembe. v projektu.
Sprememba se nanaša na zamenjavo ene rešitve z drugo zaradi vpliva različnih zunanjih in notranjih dejavnikov pri razvoju in izvajanju projekta Spremembe se lahko izvajajo na različnih delih projekta. Spremembe lahko sprožijo tako naročnik, kot investitor, projektant in izvajalec. Stranka praviloma izvaja spremembe, ki izboljšajo končne tehnične in ekonomske lastnosti projekta. Projektant lahko spremeni prvotno projektno in predračunsko dokumentacijo, specifikacije. Izvajalec pri izvedbi projekta spreminja terminski plan, metode in tehnologije za izvedbo del, zaporedje (tehnološko, prostorsko) gradnje objektov ipd.
Razlogi za spremembe so običajno nezmožnost predvidevanja novih oblikovnih rešitev, učinkovitejših materialov, konstrukcij in tehnologij ipd. v fazi razvoja projekta ter zaostajanje za načrtovanimi roki in obsegi med izvedbo projekta zaradi nepredvidenih okoliščin.
Splošni nadzor sprememb se izvaja: za oceno vpliva dejavnikov, ki vodijo do pozitivnih ali negativnih sprememb v projektu; določiti že narejene spremembe v projektu; za upravljanje sprememb projekta, ko se pojavijo. Splošni nadzor sprememb vključuje:
Vzdrževanje in posodobitev osnova (cilj, direktiva, referenca itd.) načrt (urnik) projekta, ki se uporablja za primerjavo z načrti, oblikovanimi v procesu izvajanja projekta; prilagoditev izhodišča je povezana izključno s spremembami v obsegu projekta, ne pa z drugimi spremembami, ki bi jih bilo treba upoštevati v trenutnem načrtu projekta med njegovo izvedbo;
Obvezna sprememba vsebine projekta pri spreminjanju vsebine njegovega rezultata ( izdelek, izdelek, storitev itd.);
Usklajevanje in odobritev sprememb med seboj povezanih vrst informacij, funkcij, procesov in postopkov vodenja projektov.
Vhodni podatki splošne kontrole sprememb vsebujejo osnovni (ciljni, direktivni, referenčni ipd.) načrt (razpored) projekta, poročanje o poteku projekta in zahteve za spremembe v projektu.
Za splošni nadzor sprememb se uporablja sklop formalnih postopkov, ki jih določa interni podjetniški standard organizacije, ki izvaja projekt, ki določajo postopek spreminjanja predhodno sprejetih uradnih projektnih dokumentov in postopek za njihovo potrditev. To je lahko na primer sistem upravljanja z dokumenti, ki se je razvil v organizaciji.
Rezultati splošnega nadzora sprememb vsebujejo: spremenjen temeljni načrt projekta z upoštevanjem odobrenih sprememb, na katere so nujno seznanjeni udeleženci projekta.
Funkcije celotnega nadzora sprememb so dodeljene komisiji (skupinskemu) nadzoru sprememb (Change Control Board), ki je odgovorna za odobritev ali zavrnitev zahtevkov za spremembe.
Nadzor sprememb vsebineprojekt se izvaja: oceniti vpliv dejavnikov, ki vodijo do pozitivnih ali negativnih sprememb v vsebini projekta; določiti spremembe obsega projekta; za upravljanje sprememb obsega projekta, ko se pojavijo. Nadzor sprememb vsebine je tesno povezan z drugimi procesi nadzora.
Naslednji elementi projekta in dejavniki, ki vplivajo na njegovo izvedbo, se lahko spremenijo:
- cilji in načrti projekta;
- mehanizmi izvajanja projektov;
- uporaba virov;
- pogodbe in obveznosti po njih;
- uporabljeni standardi in predpisi;
- geografija lokacije predmetov;
- zunanji dejavniki, ki vplivajo na projekt.
Proces nadzora nad izvajanjem sprememb vključuje delo z nizom dokumentov, ki urejajo obračunavanje in vzdrževanje vsake posamezne spremembe od pojava potrebe po njej do njene popolne izvedbe. V precej splošni obliki naj bi ta proces urejal prehod sprememb skozi pet glavnih stopenj (slika B.23):
1. Opis. V začetni fazi je potrebno razumeti in opisati predlagano spremembo. Predlog je dokumentiran in obravnavan.
2. Vrednotenje Druga faza vključuje celovito analizo učinka predlagane spremembe. V ta namen se zberejo in dogovorijo vse informacije, potrebne za oceno posledic te spremembe. Rezultati študije so dokumentirani in obravnavani.
3. Odobritev. Upoštevajo se rezultati raziskave in se sprejme odločitev: odobriti spremembo, zavrniti, preložiti. Če je odločeno, da se izvajanje spremembe odloži, je treba izvesti dodatne študije in izračune. Če je odločitev sprejeta pozitivno, se izvršitelji potrdijo in dodelijo sredstva za izvedbo spremembe. Sprejete odločitve so dokumentirane.
4. Izvajanje. Sprememba se izvede v načrtu projekta in se izvede.
5. Potrditev izvedbe. Nadzor pravilnega in popolnega izvajanja del v okviru te spremembe. V primeru pozitivnega rezultata se sprememba odstrani iz nadzora.
V idealnem primeru je nadzor sprememb celovita tehnologija za upravljanje izvajanja spremembe projekta z ustreznim naborom dokumentacije in dodelitvijo odgovornosti.
4. Zaključek projekta (25`)
Osnovni koncepti
Zagonska dela
Zagon
Sklenitev pogodbe
Izhod iz projekta
Zagonska in prilagoditvena dela vključujejo sklop ukrepov in del, opravljenih pri pripravi in izvedbi posameznih preizkusov kompleksnega testiranja opreme. V tem primeru oprema pomeni celoten tehnološki sistem objekta, to je kompleks vseh vrst opreme, cevovodov, konstrukcij in naprav, ki zagotavljajo sprostitev prve serije izdelkov ali opravljanje storitev, predvidenih s projektom.
Obdobje posameznega testiranja obsega montažo in zagon v skladu z namenom priprave posameznih strojev, naprav, enot in konstrukcij za sprejem s strani delovne komisije na celovito testiranje.
Pred začetkom posameznih preizkusov se izvedejo zagonska dela na električnih napravah, avtomatiziranih krmilnih sistemih, sanitarni in energetski opremi.
Obseg in pogoji za zagon so določeni s posebnimi panožnimi pravili za zagon dokončanih gradbenih projektov, ki jih odobrijo pristojna ministrstva in oddelki Ruske federacije v soglasju z Ministrstvom za gradbeništvo Rusije.
Prevzem dokončanih gradbenih objektov od izvajalca (generalnega izvajalca) lahko izvede tako naročnik kot katera koli druga oseba, ki jo pooblasti investitor.
Stranka ima pravico vključiti uporabnika objekta (operativno organizacijo), avtorje projektov, specializirana podjetja, zavarovalnice in druge pravne in posamezniki, ustvarjanje po potrebi prevzemnih (delovnih) komisij.
Prevzem industrijskih objektov, katerih gradnja je bila izvedena na račun zveznega proračuna ali koncesijskih posojil, se izvaja ob upoštevanju panožnih posebnosti, ki jih določijo ministrstva Ruske federacije in drugi osrednji izvršilni organi v soglasju z Ministrstvom za Gradnja Rusije, vključno s sprejemom objektov v obratovanje s strani državnih sprejemnih komisij.
Takšni objekti so podvrženi prevzemu šele, ko so pripravljeni za obratovanje: opremljeni so z operativnim osebjem, opremljeni z energenti, surovinami itd.; so pomanjkljivosti odpravljene in se je začela proizvodnja izdelkov oziroma opravljanje storitev v znesku, ki ga določa pogodba.
Ob predložitvi objekta (odra, izstrelitvenega kompleksa, zgradbe, konstrukcije) v prevzem mora izvajalec delovni komisiji oziroma naročniku predložiti naslednjo dokumentacijo (Priloga B, str. 18).
Stranka sprejme objekt na podlagi rezultatov svojih pregledov, kontrolnih preizkusov in meritev, dokumentov izvajalca del, ki potrjujejo skladnost prevzetega objekta z odobrenim projektom, normativi, pravili in standardi ter sklepov nadzornega organa. oblasti. Postopek izvajanja del na prevzemu predmeta, stopnje prevzema, obseg nadzora in preskusne metode se sprejmejo v skladu z zahtevami standardov, normativov in pravil ter navodili iz projektne ali tehnološke dokumentacije.
Objekte je mogoče sprejeti kot celoto (tudi na ključ) ali kot posamezne faze, lansirne komplekse, zgradbe in objekte dokončati v obsegu, ki je določen v gradbeni pogodbi.
Poleg tega pogodba predvideva:
- faze prevzema, zlasti prevzem pripravljenosti gradbenega dela in nekaterih vrst gradbenih in instalacijskih del; prevzem opreme po posameznih preizkusih, zagonu in celovitem testiranju;
- dostava predmetov v garancijsko obratovanje ipd.;
- roki za obveščanje naročnika s strani izvajalca del o pripravljenosti za prevzem;
- jamstva izvajalca del o kakovosti in drugih pogojih.
Organi državnega nadzora v 15 dneh po pisni zahtevi naročnika dajo sklep o skladnosti predmeta, predloženega v sprejem, z odobrenim projektom.
Prevzem dokončanega gradbenega objekta se formalizira z aktom, ki mu je poleg dokumentacije, ki jo predloži izvajalec, priložen seznam dokumentov (Priloga B, str. 19).
Vso dokumentacijo, ki je priložena aktu o prevzemu dokončanega gradbenega objekta, je treba po končanem delu prevzemne komisije prenesti na naročnika (izvajalca).
Dejstvo zagona prevzetega predmeta naročnik evidentira v lokalnih izvršilnih organih na način, ki ga predpišejo ti organi.
Predstavljen objekt je vključen v statistično poročanje za poročevalsko obdobje, v katerem je bil zagon evidentiran. Izvajalec del na podlagi akta o prevzemu predloži po ustaljenem postopku statistično poročilo o izpolnjevanju pogodbenih obveznosti.
Če naročnik sprejme delo od izvajalca, ne daje pravice, da ga začne obratovati brez njegovega usklajevanja z organi Gosarchstroynadzorja in drugimi nadzornimi organi, ki nadzorujejo ta predmet, in tudi brez dovoljenj za obratovanje objektov in opreme tistih organov, katerih določbe predvidevajo izdajo takih dovoljenj.
Naročnik, izvajalec, projektantska organizacija in drugi udeleženci investicijskega procesa po ustaljenem postopku odgovarjajo za kršitev zahtev zakona, varnostnih, gradbenih, sanitarnih in drugih standardov ter za škodo, ki bi jo predmet lahko povzročil. vzrok za pravice in interese državljanov, pravnih oseb in države.
V tabeli. B.14 prikazujestruktura porazdelitve odgovornosti med udeleženci investicijskega procesa.
Sklenitev pogodbe
Zaradi odsotnosti v domači praksi normativnih dokumentov, ki bi urejali postopek sklenitve pogodbe, ta razdelek temelji na rezultatih preučevanja tujih izkušenj.
Glavne faze sklenitve pogodbe so:
Preverjanje računovodskih izkazov;
Potni list;
Identifikacija neporavnanih obveznosti;
Izpolnjevanje neporavnanih obveznosti;
Garancijski servis in končni obračuni.
Revizija računovodskih izkazov vključuje pregled računovodskih izkazov naročnika in izvajalca.
Preverjanje računovodskih izkazov stranke vključuje:
- preverjanje popolnosti računa za celoten obseg opravljenega dela;
- uskladitev prejetih plačil z oddanimi računi;
- preverjanje razpoložljivosti dokumentacije za spremembe;
- nadzor nad višino odbitkov, ki jih opravi stranka.
Preverjanje računovodskih izkazov izvajalca vključuje.
- preverjanje plačil dobaviteljem in podizvajalcem;
- skladnost količine naročil z nakupi na računih dobaviteljev;
- iskanje zapadlih plačil dobavitelju;
- potrditev ustreznih odbitkov.
Rezultati takšnega preverjanja zagotavljajo podatke za pripravo končnih računovodskih izkazov za projekt.
Certificiranje je eden od pomembnih elementov organizacije sklenitve pogodbe in sestoji iz registracije predhodno predložene dokumentacije s strani naročnika. Slednje so lahko: dokumentacija, ki označuje tehnične pogoje uporabljenih surovin in materialov, certifikati ipd. Z ustreznim vodenjem investicijskega procesa se vprašanja certificiranja rešujejo pravočasno in ne le v fazi sklenitve pogodbe.
Neizpolnjene obveznosti je treba v celoti izpolniti v zaključni fazi pogodbe, vendar je treba njihovo identifikacijo izvajati neprekinjeno ves čas trajanja pogodbe.
Kot rezultat pregleda je ugotovljeno naslednje:
- obseg dela, ki ne zahteva dodatnih naporov in je pripravljen za zaprtje;
- obseg dela, ki ga je treba opraviti za izpolnitev pogodbenih obveznosti.
V fazi dokončanja neizpolnjenih obveznosti si prizadevamo popraviti zakonsko zvezo in odpraviti pomanjkljivosti. Če so ta prizadevanja draga in dolgotrajna, mora vodja projekta težave s stranko rešiti z njegovimi popusti glede nekaterih zahtev ali s plačilom globe.
Če delo ni opravljeno pravočasno, je treba razmisliti o spremembi pogodbe. Pogajanja za spremembo pogojev pogodbe se izvajajo pred njenim zaključkom in končnimi plačili. Vse spremembe pogodbe soglaša naročnik, do potrditve pa se ne izvajajo dodatna dela. Podatke o izvedbi vseh del po pogodbah vodja projekta posreduje komisiji, ki prevzema predmet.
Sklenitev pogodbe mora spremljati zaključek obračunov na njej, to je izdaja računa za končno plačilo.
Plačilo pogodbenih del ob predaji objekta v obratovanje je odvisno od kakovosti gradbenih in inštalacijskih del. Če se pri zagonu objekta ugotovijo napake, se plačilo za opravljena pogodbena dela izvede minus »garancijska rezerva«. To rezervo ustvari izvajalec pred gradnjo in se mu vrne, če ni gradbenih napak. Kljub obstoju takšnega mehanizma, kot je "garancijska rezerva", so lahko stroški, povezani s popravkom napak, precej pomembni. V številnih državah ti stroški dosegajo 1-1,5 % letne naložbe.
Pogodbe praviloma predvidevajo kazni za kršitev rokov gradnje. Če predmet ni dokončan v določenem roku, naročnik predloži izvajalcu zahtevo za plačilo denarne kazni. Posebej dogovorjeni pogoji omogočajo naročniku, da izvajalcu predloži račun za odpravo škode za vsak dan zamude pri gradnji. Višina škode in višina premij za predčasno zagon objekta sta vnaprej določena v pogojih pogodbe.
Končni izračuni upoštevajo prihranke ali prekoračitve stroškov za projekt. Če je izvajalec v postopku gradnje znižal proizvodne stroške za katerokoli delo v primerjavi s pogodbeno ceno, prejme nagrado.
Ob zaključku projekta se izdela končno poročilo, ki opisuje vse probleme gradnje, zagona in organizacije obratovanja. To poročilo odraža izkušnje s projektom in se uporablja za nadaljnje projekte.
Garancijski servis po sklenitvi pogodbe ne izvaja ekipa, ki dela na projektu, temveč funkcionalna skupina, odgovorna za garancijski servis. Ta skupina je podana:
- Tehnične informacije;
- oprema;
- instrumenti;
- izobraževalna sredstva;
- priročnik;
- načrti;
- Rezultati testov;
- različni materiali dobavitelja.
Pogoji garancijskega servisa so navedeni v pogodbi.
Izhod iz projekta
Za izstop iz projekta je treba analizirati razloge za zmanjšanje učinkovitosti izvajanja projekta, vključno z vidika trajanja gradnje, naraščajočih cen osnovnih Gradbeni materiali, zvišanje stroškov gradbenih in instalacijskih del, povečanje stroškov dela, povečanje rasti konkurence v panogi in upad gospodarske aktivnosti v panogi, v kateri se izvaja investicijski projekt; povečanje obsega izposojenih naložbenih virov, zvišanje obrestne mere za posojilo zaradi spremembe tržnih razmer, premalo utemeljena izbira izvajalcev za izvedbo projekta, zaostritev davčnega sistema itd.
Glavno merilo za odločitev o umiku iz projekta mora biti pričakovana raven donosnosti v spremenjenih pogojih njegovega izvajanja. Izvajanje se mora nadaljevati, če je izpolnjen naslednji pogoj:
E dpr > C dr + PR + PL, (3.4)
kjer je E dpr - pričakovana donosnost realnega projekta v spremenjenih pogojih izvedbe;
С dr - povprečna obrestna mera depozita na denarnem trgu;
PR - raven "premije" (dodatne donosnosti) za tveganje, povezano z izvedbo resnične naložbe;
PL - raven "premije" (dodatna donosnost) za likvidnost, ob upoštevanju predvidenega povečanja trajanja dejanskega projekta.
Učinkovite oblike izstopa iz projekta so naslednje:
Zavrnitev izvedbe projekta pred začetkom gradbenih in inštalacijskih del;
Prodaja delno izvedenega projekta v obliki objekta v gradnji;
Prodaja predmeta v fazi njegovega delovanja;
Privabljanje v kateri koli fazi izvajanja projekta dodatnega delniškega tujega kapitala z minimizacijo njegove delniške udeležbe;
Ločena prodaja glavnih vrst premoženja
projekt.
Upravljanje naložbenega portfelja podjetja vključuje sočasno z odločitvijo o umiku iz resničnega investicijskega projekta (ali prodaji dela finančnih instrumentov iz portfelja finančnih naložb) oblikovanje odločitve o možnih oblikah reinvestiranja. kapital. Če ima investitor nove projekte, jim je treba dati prednost, v nasprotnem primeru je treba v portfelju finančnih naložb izbrati učinkovite finančne instrumente, v primeru nezadostne izdelave teh rešitev pa je treba vlagati v certifikate kratkoročnega varčevanja. V tej visoko likvidni in dobičkonosni obliki je sproščeni kapital vedno pripravljen za financiranje novih realnih projektov ali finančnih instrumentov.
- predstavniki drugih organizacij, ki sodelujejo v pogajanjih za vzpostavitev ali vzdrževanje medsebojnega sodelovanja;
- udeleženci, ki so prispeli na seje upravnega odbora (uprave) ali drugega organa upravljanja.
Takšni stroški lahko vključujejo stroške prirejanja uradnega sprejema (zajtrk, kosilo, drug podoben dogodek) za osebe, ki sodelujejo v pogajanjih, za prevoz teh oseb do kraja dogodka, za bife med pogajanji, za plačilo storitev prevajalcev, ne v državi.
Spomnimo, da stroški gostoljubja ne vključujejo stroškov za organizacijo zabave, rekreacije, preprečevanja ali zdravljenja bolezni (2. odstavek 2. člena 264. člena Davčnega zakonika Ruske federacije).
Organizacija na DOS-u lahko obračunava samo stroške gostoljubja do 4-odstotne omejitve stroškov dela. In seveda le z ustreznimi dokumentarnimi dokazili o stroških (člen 1, člen 252, člen 22, člen 1, člen 2, člen 264 Davčnega zakonika Ruske federacije).
v številu zahtevane dokumente vključuje nalog za izvedbo reprezentativnega dogodka, predračun stroškov in poročilo o dogodku.
Kako pripraviti poročilo o stroških gostoljubja (primer)
Za dokumentiranje, da je bil dogodek reprezentativne narave, se pripravi »reprezentativno« poročilo. Kljub temu, da ni enotnega obveznega obrazca za poročanje, ga je treba v njem odražati (dopis Ministrstva za finance z dne 1. novembra 2010 št. 03-03-06 / 1/675):
- namen reprezentativnih dogodkov, rezultati njihovega izvajanja;
- druge potrebne podatke o dogodku;
- znesek izdatkov za zabavne namene.
Poročilo o stroških gostoljubja je sestavljeno v enem izvodu (navsezadnje ga potrebuje organizacija, ki je gostila dogodek, da prizna svoje stroške) in ga odobri vodja organizacije.
Upoštevajte, da za pripoznavanje stroškov reprezentance sploh ni potrebno, da obstajajo konkretni rezultati pogajanj (na primer podpisana pogodba). Dovolj je, da je tak dogodek sam po sebi namenjen ustvarjanju dobička (dopis Ministrstva za finance z dne 04.10.2013 št. 03-03-06 / 2/11897, Opredelitev COP z dne 04.06.2007 št. 320-OP).
Tukaj je vzorec za leto 2018 za poročilo o stroških gostoljubja.
In zanje so primarni vsi dokumenti, ki jih imajo davčni organi pravico zahtevati pri preverjanju veljavnosti in produkcijske narave teh stroškov. Naročilo za izvedbo dogodka, program, predračun (predhodni in dejanski), poročilo o stroških niso več potrebni. Takšna pojasnila so pred kratkim izdali uradniki ruskega ministrstva za finance (dopis z dne 10. aprila 2014 št. 03-03-RZ / 16288).
Opomba! Varneje je sestaviti ločeno poročilo za vsak sprejem predstavnikov nasprotne stranke. V nasprotnem primeru lahko davčni organi menijo, da stroški.
Seveda lahko nadaljujete s sestavljanjem celotnega paketa dokumentov, to ni prepovedano. Če se odločite potrjevati stroške gostoljubja le s primarnim virom in poročilom, priporočamo, da ga čim bolj podrobno opišete. To pomeni, da so vsi osnovni podatki, ki so bili prej vsebovani v drugih dokumentih, zdaj navedeni v poročilu. Sestavite ga naključno. Spodaj smo zagotovili vzorec. Vedno naredite ločeno poročilo za vsak dogodek, tudi če sestanki potekajo z isto nasprotno stranko, vendar o različnih vprašanjih in ob različnih dnevih. To vedno zahtevajo inšpektorji na terenu.
Opomba! Iz poročila naj bi bilo razvidno, da so se predstavniki podjetij zbrali, da bi dosegli določen poslovni cilj, in ne le, da bi se sprostili.
Kaj mora biti v poročilu
Da davčni organi ne dvomijo o veljavnosti odhodkov, mora biti poročilo čim bolj podrobno. Navedite vse glavne podatke o zadnjem sestanku. Če obstaja ločeno naročilo za dogodek, naredite povezavo do njega. To bo dodatno dokazalo produkcijsko nujnost dogodka. Končano poročilo mora odobriti vodja podjetja.
Namen poslovnega srečanja(ena) . Odražati mora produkcijsko naravo dogodka. Na primer namera strank kot rezultat pogajanj, da sklenejo pogodbo, podpišejo pogodbo o popustih, sklenejo predpogodbo, se dogovorijo o prodaji in nakupu deleža v odobrenem kapitalu družbe itd. , cilj je lahko kateri koli, glavno je, da je povezan s poslom. V poročilu na primer ni treba navesti, da bodo predstavniki strank po uradnem delu imeli zabavo v kompleksu zdravja in savn ter drugo sproščujočo ali aktivno rekreacijo. Inšpektorji takšne stroške vsekakor priznavajo kot nerazumne, saj jih davčni zakonik Ruske federacije izrecno prepoveduje (2. člen 264. člena).
Datum in kraj uradnega sprejema(2) . Prizorišče je lahko karkoli - tudi restavracija, celo pisarna, celo rekreacijski center. Člen 264 Davčnega zakonika Ruske federacije neposredno določa, da se izdatki za uradne dogodke priznajo kot reprezentativni stroški, ne glede na kraj prireditve.
Datum dogodka mora praviloma sovpadati z datumi, ki so na primarnih. Na primer, če je ček restavracije izdan prej ali pozneje kot na dan, ko je bil sestanek, bodo inšpektorji zaračunali račun. Če je bil dogodek plačan z bančnim nakazilom, potem je seveda lahko na primarnem računu drugačen datum, vendar mora potem vsebovati klavzulo, da je bil denar nakazan za plačilo dogodka, ki se bo zgodil na ta dan. in tak dan.
Če je sestanek načrtovan za več dni, potem v poročilo napišite določeno obdobje, na primer od 26. maja do 28. maja 2014. V nasprotnem primeru lahko inšpektorji ugotovijo, da je šlo za različne dogodke. To pomeni, da bodo zahtevali ločeno poročilo za vsak dan ali pa bodo odstranili stroške.
Opomba! Če pogajanja trajajo več dni, v poročilu navedite določeno obdobje. V nasprotnem primeru lahko inšpektorji za vsak dan zahtevajo ločeno poročilo.
Program dogodkov(3) . Iz pojasnil uradnih oseb izhaja, da programa uradnega sprejema kot ločenega dokumenta ni mogoče sestaviti. Kljub temu priporočamo, da v poročilo vključimo podroben seznam aktivnosti, ki jih je družba izvedla v zvezi s pogajanji. To bo pokazalo, da je poraba za določene dejavnosti (kot je poslovni zajtrk) razumna. V nasprotnem primeru lahko inšpektorji menijo, da nekateri stroški družbe niso povezani s uradnim sprejemom nasprotnih strank. Potem bo moralo podjetje odločitev davčnih organov izpodbijati na sodišču. Vendar so sodniki v takih primerih običajno podprli davkoplačevalce (odlok Zvezne protimonopolne službe Uralskega okrožja z dne 23. avgusta 2011 št. Ф09-4143/11).
Seznam udeležencev(4) . V poročilu navedite podatke, ki so bili običajno vključeni v pogajalski program, zlasti to je sestava udeležencev z obeh strani. S temi podatki se bodo davčni organi lahko prepričali, da je višina stroškov sorazmerna s številom udeležencev. V poročilu ne bi smelo biti, da so na primer v pogajanjih sodelovale štiri osebe, stroški hrane za stroške pa so se izkazali kot celotna vojska. V tem primeru bodo inšpektorji zagotovo dvomili v utemeljenost stroškov.
Rezultati dogodka(pet) . Če bi na podlagi pogajanj podjetja sklenila posel, ne bo težav z obračunavanjem stroškov. Konec koncev je poslovni cilj dosežen. Toda stroški se lahko upoštevajo, tudi če pogodba na koncu ni podpisana (dopis Ministrstva za finance Rusije z dne 10. aprila 2013 št. 03-03-06 / 2/11897). Vendar v tem primeru vprašanja inšpektorjev niso izključena.
Opomba! V poročilu navedite, katero pogodbo je podjetje podpisalo kot rezultat reprezentativnega dogodka. To bo inšpektorjem takoj pokazalo, da je poslovni cilj dosežen.
Zato je, če je mogoče, bolje sestaviti skupni dokument po rezultatih poslovnega srečanja. Na primer, lahko določi predhodne dogovore strank. Uporaben bi bil tudi podroben zapis o pogajanjih. Iz tega dokumenta bi moralo biti razvidno, zakaj družba ni sklenila pogodbe ali ni izpolnila drugega namena ukrepov. Na primer zaradi dejstva, da je kupec zahteval prevelik popust.
Stroški(6) . V poročilu je varneje predstaviti ne le skupni znesek stroškov, temveč jih tudi podrobno razvrstiti po vrstah. To bo pokazalo, da se vsi stroški, ki se pojavljajo v primarnih dokumentih, nanašajo na gostinski dogodek in jih je podjetje odobrilo.
Katere dokumente priložiti poročilu
Poročilu je treba priložiti primarne dokumente: prodajne in gotovinske prejemke, račune, akte o plačanih storitvah ipd. Morda vodje vašega podjetja za dogodek pripravijo tudi druge dokumente za namene trženja ali vodenja: naročilo za sprejem predstavnikov nasprotne stranke, ocene stroškov in program dogodkov. In čeprav niso potrebni za davčno računovodstvo, naj kopije ostanejo v računovodstvu. Dejansko lahko davčni organi v praksi zahtevajo kakršna koli pojasnila, potem pa bi vam lahko koristili dodatni dokumenti.
Poslovodska poročila, njihov namen
Posebnosti poslovodnega poročanja od običajnega računovodstva
Finančna analiza in načrtovanje na podlagi poslovodskih poročil
Vedno je bilo treba generirati poslovodna poročila, le za takšna notranja poročila ni bil uporabljen izraz »poslovodstvo«.
Upravljavsko poročanje je sklop internih poročil podjetja, ki se oblikujejo na prostovoljni osnovi. Glavni namen njihovega zbiranja je pridobiti zanesljive informacije o stanju zadev podjetja na določen datum, na primer zagotoviti vodstvo ali lastnike podjetja.
Zakonodaja Ruske federacije ne predvideva enotnih oblik poročanja poslovodstva zaradi prostovoljne narave njegovega oblikovanja, zato ima vsako podjetje pravico, da samostojno razvija obrazce poročanja. Za osnovo se praviloma vzamejo običajne oblike računovodskih izkazov.
Glavna razlika med računovodskim in upravljavskim poročanjem je v prejemniku, končnem uporabniku. Obvezno računovodsko poročanje je potrebno za vodje - za analizo dejavnosti podjetja za preteklo poročevalsko obdobje, za revizorje in davčno službo - za preverjanje pravilnosti odražanja dejstev dejavnosti.
Prostovoljno poslovodsko poročanje je potrebno izključno za vodjo podjetja, njegove namestnike ali druge pooblaščene osebe (na primer vodstveno osebje in vodje), kot tudi za lastnike podjetja, da analizirajo poslovanje podjetja in načrtujejo nadaljnje aktivnosti v kratkoročno ali dolgoročno.
Poleg tega se računovodski izkazi sestavljajo za celotno podjetje, poslovodstvo pa se po potrebi predstavi v okviru strukturnih oddelkov, ločenih oddelkov, odvisnih družb itd. Takšna podrobnost omogoča prepoznavanje problematičnih področij.
Opomba!
Strokovnjaki za poročanje o upravljanju ugotavljajo, da ni vredno preobremeniti poročil z informacijami, sicer bo dokument težko zaznati.
Pogostost sestavljanja in sestava poslovodnega poročanja sta odvisni izključno od zahtev končnih uporabnikov (na primer poslovodstva). Poročila lahko ustvarite dnevno, tedensko, mesečno, četrtletno in letno.
Poslovodska poročila praviloma vključujejo načrtovane in dejanske kazalnike. To omogoča izvedbo analize dejstev načrta in izračun relativnih koeficientov, ki označujejo učinkovitost finančnih in gospodarskih dejavnosti.
To ni popoln seznam poročil, ki jih je mogoče vključiti v poročila poslovodstva. Ponavljamo, da sta namen in vsebina poročil neposredno odvisna od zahtev prejemnikov. Zato je mogoče ustvariti naslednja sekundarna poročila o upravljanju:
- o dejanskih stroških proizvodnje v primerjavi z načrtovanimi kazalniki;
- o izvajanju proizvodnega načrta;
- izvedba marketinškega načrta;
- za delo v teku;
- o zalogah surovin in končni izdelki;
- o terjatvah;
- o obveznostih itd.
Izkaz poslovnega izida
To je morda najpomembnejše poročilo uprave. Odraža informacije o dejanskem dobičku/izgubi podjetja.
Obrazec poročila o finančnih rezultatih (obrazec št. 2) računovodskih izkazov je bil odobren z odredbo Ministrstva za finance Rusije z dne 2. julija 2010 št. 66n (s spremembami 6. aprila 2015) »O obrazcih računovodski izkazi organizacij« in ima dokaj podroben pregled.
V poročilu o upravljanju je dovoljeno tako združiti nekatere vrstice poročila, kot tudi, nasprotno, dati podrobnejšo razčlenitev (to se nanaša predvsem na stroške podjetja).
Končni prejemniki dokumenta lahko zahtevajo tudi podrobnosti o prihodkih (na primer razčlenjeno po vrsti izdelka).
Odlomek poročila poslovodstva o finančnih rezultatih - v tabeli. eno.
Tabela 1
Odlomek poročila poslovodstva o finančnih rezultatih, tisoč rubljev.
|
ime |
Pomen |
|
Stroški prodaje |
|
|
Bruto dobiček (izguba) |
|
|
Dobiček (izguba) od prodaje |
|
|
Odstotek, ki ga je treba plačati |
|
|
drugi stroški |
|
|
Tekoči davek od dohodka |
|
|
Čisti dobiček (izguba) |
Glavna stvar, ki jo vidimo iz tega poročila, je pozitiven finančni rezultat dejavnosti podjetja: prihodki presegajo stroške podjetja, ki jih je imela pri proizvodnji in prodaji izdelkov.
Vendar si vsako podjetje nenehno prizadeva povečati dobiček. Za to praviloma:
- povečati prodajno ceno enote proizvodnje (kar posledično poveča znesek prihodka);
- znižati stroške prodaje (ob enakem znesku prihodka to poveča dobiček, vključno z dobičkom na enoto proizvodnje).
Pri načrtovanju finančnih rezultatov na podlagi poslovodskega poročanja se upoštevajo dejanski in načrtovani obsegi prodaje. Takšno načrtovanje je precej pogojno, saj stroški prodaje vključujejo tako fiksne kot spremenljivi stroški, prvi pa se s povečanjem ali zmanjšanjem obsega prodaje praktično ne spremenijo.
Izvedli bomo preliminarne izračune za pripravo načrtovanega poročila o finančnih rezultatih.
Vemo, da je prihodek v višini 68.074 tisoč rubljev. prejeli od prodaje 257 enot. izdelkov po ceni 264.880,00 rubljev. na enoto (analizirano podjetje proizvaja eno vrsto izdelka).
V naslednjem poročevalskem obdobju je predvidena prodaja 294 enot.
Tako bo načrtovani prihodek znašal 77.875 tisoč rubljev. (264.880,00 rubljev × 294 enot) po ceni 64.767 tisoč rubljev. (220.295,70 rubljev × 294 kos.).
Napovedno poročilo o finančnih rezultatih - v tabeli. 2.
tabela 2
Napovedno poročilo o finančnih rezultatih, tisoč rubljev
|
ime |
Pomen |
|
Stroški prodaje |
|
|
Bruto dobiček (izguba) |
|
|
Dobiček (izguba) od prodaje |
|
|
Odstotek, ki ga je treba plačati |
|
|
drugi stroški |
|
|
Dobiček (izguba) pred obdavčitvijo |
|
|
Tekoči davek od dohodka |
|
|
Čisti dobiček (izguba) |
Pri takšnem načrtovanju ostanejo kazalniki dobičkonosnosti (izdelki, podjetja, prodaja itd.) nespremenjeni, saj se pri napovedovanju upoštevajo le nihanja prodaje.
Izračunamo glavne kazalnike dobičkonosnosti, ki označujejo dobičkonosnost podjetja in ekonomsko izvedljivost njegovih dejavnosti.
Dobičkonosnost osnovne dejavnosti (R 1) je razmerje med dobičkom pred obdavčitvijo in iztržkom od prodaje izdelkov. To razmerje kaže, kolikšen del dobička je v sestavi prihodkov.
V našem primeru R 1 = 10.078 / 68.074 × 100 % = 11.728 / 77.875 × 100 % = 15 %.
Višja kot je stopnja dobička glede na prihodek, bolj dobičkonosno se šteje podjetje.
Dobičkonosnost izdelka (R 2) je razmerje med čistim dobičkom in celotnimi stroški. Ta kazalnik je zelo pomemben za analizo učinkovitosti dejavnosti: kaže, kako donosni so izdelki, koliko dobička je podjetje prejelo od skupnih stroškov svoje proizvodnje.
V našem primeru je R2 = 8062 / 56616 × 100% = 9382 / 64767 × 100% = 15%.
Za tvoje informacije
V fazi analize vodstvenega poročanja in načrtovanja dejavnosti kratkoročno ali dolgoročno je mogoče identificirati problematična področja, kot so visoki stroški podjetja za proizvodnjo, nizki prihodki itd.
Na podlagi rezultatov analize oblikujejo politiko za nadaljnji razvoj podjetja, sprejemajo odločitve, na primer, da opustijo proizvodnjo katere koli vrste izdelka, razširijo prodajni trg, optimizirajo stroške, povečajo / zmanjšajo maloprodajo. cena itd.
Ravnovesje upravljanja
Obrazec poslovodne bilance ni odobren na zakonodajni ravni, zato priporočamo uporabo obrazca običajne bilance stanja.
Za tvoje informacije
Glede na želje končnega uporabnika lahko izbrišete nepotrebne vrstice stanja, združite posamezne postavke ali, nasprotno, jih podrobno opišete (na primer izposojena sredstva, če je njihov delež v bilančni valuti pomemben).
Primer poslovodne bilance je v tabeli. 3.
Tabela 3
Bilanca upravljanja, tisoč rubljev
|
Sredstva |
Pomen |
|
I. Nekratkoročna sredstva |
|
|
Neopredmetena sredstva |
|
|
osnovna sredstva |
|
|
Skupaj za oddelek I |
|
|
II. obratna sredstva |
|
|
Terjatve |
|
|
Skupaj za oddelek II |
|
|
RAVNOVESJE |
|
|
ODGOVORNOST |
|
|
III. Kapital in rezerve |
|
|
Odobreni kapital |
|
|
Rezervni kapital |
|
|
Skupaj za oddelek III |
|
|
Skupaj za oddelek IV |
|
|
Izposojena sredstva |
|
|
Plačljive obveznosti |
|
|
Oddelek V skupaj |
|
|
RAVNOVESJE |
Običajno obliko bilance smo poenostavili – odstranili smo artikle z ničelnimi vrednostmi, z izjemo oddelka IV, da bi se osredotočili na to, da družba nima dolgoročnih obveznosti.
Na podlagi bilance poslovodstva se izračunajo glavni kazalniki finančnega stanja podjetja. Na tej stopnji ni potrebna celovita analiza poročanja - dovolj je, da se osredotočite na problematična področja podjetja:
Razmerje lastniškega kapitala(Na OSS) se izračuna kot razmerje med razlikami med lastniškimi in nekratkoročnimi sredstvi in kratkoročnimi:
TO OSS \u003d (Skupaj za Oddelek III - Skupaj za Oddelek I) / Skupaj za Oddelek II,
v našem primeru K OSS = (11.042 - 4.806) / 40.875 = 0,15.
Vrednost kazalnika kaže na nezadovoljivo strukturo bilance stanja in veliko verjetnost plačilne nesposobnosti podjetja kot celote.
Vrednost več kot 0,5 kaže na dobro finančno stanje podjetja in možnost vodenja samostojne finančne politike.
Koeficient dolga(K h) se izračuna kot razmerje med celotnimi dolgovi podjetja in lastnimi sredstvi:
K z \u003d (Skupaj za oddelek IV + Skupaj za oddelek V) / Skupaj za oddelek III;
pri analiziranem podjetju K z = 34.639 / 11.042 = 3,14.
Standardna vrednost kazalnika je pod 1. Sicer pravijo, da znesek izposojenih sredstev presega njihovo lastno.
Na podlagi dobljenih rezultatov je mogoče predvideti bilančni model za naslednje poročevalsko obdobje, na primer z metodo odstotka prodaje.
Če ga želite sestaviti, potrebujete naslednje podatke:
- o dejanski prodaji za poročevalsko obdobje (za naš primer - 257 enot), za katero je bila sestavljena bilanca stanja;
- o načrtovanem obsegu prodaje v naslednjem obdobju (za naš primer - 294 enot).
Koeficient spremembe obsega prodaje (K meas) se izračuna na naslednji način:
K meri = Q 2 / Q 1 ,
kje Q 1 - obseg prodaje izdelkov za preteklo obdobje, kosov;
Q 2 - obseg prodaje izdelkov za načrtovano obdobje, kos.,
v našem primeru je K meas = 294/257 = 1,144.
Znesek čistega dobička po napovedi (glej tabelo 2) je 9382 tisoč rubljev. pod pogojem, da družba dobička ne bo razdelila kot dividende zaradi visoke stopnje kratkoročnih obveznosti, ki jih je treba odplačati.
Čisti dobiček se lahko uporabi na primer za povečanje zadržanega dobička (5486 tisoč rubljev) in za poplačilo obveznosti (3896 tisoč rubljev).
Na podlagi te metodologije bomo izdelali napovedno bilanco (tabela 4).
Tabela 4
Napovedno stanje, tisoč rubljev
|
Sredstva |
Pomen |
|
I. Nekratkoročna sredstva |
|
|
Neopredmetena sredstva |
|
|
osnovna sredstva |
|
|
Skupaj za oddelek I |
|
|
II. obratna sredstva |
|
|
Terjatve |
|
|
denar in denarni ekvivalenti |
|
|
Skupaj za oddelek II |
|
|
RAVNOVESJE |
|
|
ODGOVORNOST |
|
|
III. Kapital in rezerve |
|
|
Odobreni kapital |
|
|
Rezervni kapital |
|
|
Nerazdeljeni dobički(nepokrita izguba) |
|
|
Skupaj za oddelek III |
|
|
IV. dolgoročne dolžnosti |
|
|
Skupaj za oddelek IV |
|
|
V. Kratkoročne obveznosti |
|
|
Izposojena sredstva |
|
|
Plačljive obveznosti |
|
|
Oddelek V skupaj |
|
|
RAVNOVESJE |
Na podlagi predlaganih sprememb izračunamo koeficiente:
DO OSS = (16,528 - 5,498) / 46,761 = 0,24;
Kz \u003d 35,731 / 16,528 \u003d 2,16.
Tako je bilo zaradi ukrepov, oblikovanih na podlagi poslovodnega poročanja, mogoče povečati neodvisnost podjetja od izposojenih virov financiranja ter izboljšati razmerje lastnih in izposojenih sredstev.
Za utrjevanje učinka je vredno analizirati dobičkonosnost podjetja in najti priložnost za povečanje stopnje dobička za krepitev finančne neodvisnosti.
Izkaz prihodkov in odhodkov
Poročilo o prihodkih in odhodkih vam omogoča analizo obsega denarnih tokov, prihodkov od prodaje izdelkov ter stroškov njihove proizvodnje in prodaje, izračunate koeficiente, ki označujejo poslovno dejavnost in finančno stabilnost podjetja.
Najprej podjetje oblikuje načrt načrtovanja prihodkov in odhodkov, na njegovi podlagi pa dejansko poročilo o upravljanju. Na podlagi tega se analizirajo načrtovani in dejanski kazalniki.
Primer izkaza prihodkov in odhodkov je predstavljen v tabeli. pet.
Tabela 5
Izkaz prihodkov in odhodkov poslovodstva
|
št. p / str |
Ime prihodkov (odhodkov) |
Načrtujte |
dejstvo |
|
|
dohodek |
18 560,00 |
16 704,00 |
||
|
Predplačilo Beta LLC |
||||
|
Predplačilo podjetju Gamma LLC |
||||
|
Predplačilo podjetju Omega LLC |
||||
|
Končna poravnava družbe Beta LLC |
||||
|
Končna poravnava družbe Gamma LLC |
||||
|
Končna poravnava Omega LLC |
||||
|
Stroški |
||||
|
Plača + zavarovalne premije |
||||
|
Predplačilo dobavitelju LLC "Norman" |
||||
|
Predplačilo dobavitelju Diksit LLC |
||||
|
Končni obračun z dobaviteljem Norman LLC |
||||
|
Končna poravnava z dobaviteljem Dixit LLC |
||||
|
Najem |
||||
|
Javna podjetja |
||||
|
Stroški telefonije in interneta |
||||
|
Odbitki amortizacije |
Ko vodstvu predstavljate poročila o upravljanju, morate biti pripravljeni odgovoriti na vprašanja. Na primer, če ni dohodka - "zakaj?" V tem primeru je treba ugotoviti, zakaj sredstva niso bila prejeta - ni bilo pošiljk, stranka zamuja plačilo itd.
Če se je odhodkovni del poročila močno spremenil, bo morda treba pripraviti podrobnejše poročilo o določenih postavkah.
Analiza izkaza prihodkov in odhodkov vam bo omogočila, da vnaprej razumete, da v določenem obdobju na računu ne bo dovolj denarja, na primer za predplačilo dobaviteljem. Potem bo uprava imela možnost, da se hitro odzove na situacijo, na primer, da se dogovori o odložitvi predplačila.
Seveda se takšna poročila nenehno prilagajajo glede na spremembe načrtovanih plačil.
Izkaz denarnega toka
Izkaz denarnih tokov (ODDS) vsebuje informacije o denarnih tokovih (po tekočem računu in/ali blagajni), ki odražajo tako načrtovane kot dejanske prejemke in izdatke sredstev.
Struktura je podobna proračunu denarnih tokov (BDDS), posebnost pa je prisotnost dejanskih kazalnikov, ki označujejo izvrševanje proračuna.
ODDS vam omogoča, da ocenite finančne zmožnosti podjetja, spremljate razpoložljivost sredstev na računu in v blagajni podjetja, uravnotežite prejemke in izdatke sredstev ter s tem nadzorujete likvidnost in plačilno sposobnost podjetja.
ODDS, tako kot BDDS, vključuje denarne tokove iz tekočih naložb in finančnih transakcij.
Tekoči denarni tokovi- to so prejemki od prodaje izdelkov, najemnine, stroški za plačilo storitev dobaviteljev in izvajalcev, prejemki zaposlenih v podjetju, plačila davkov itd.
Naložbeni denarni tokovi- to so posli, povezani s pridobivanjem, ustvarjanjem ali odtujitvijo nekratkoročnih sredstev, na primer stroški razvojnega in tehnološkega dela, dajanje posojil, plačila v zvezi s pridobitvijo delnic itd.
Na denarne tokove iz finančnih transakcij vključujejo prejemke iz poslov v zvezi z zbiranjem financiranja (denarni depoziti, vplačila v zvezi z odkupom delnic, izplačilo dividend, odkup zadolžnic ipd.).
Za učinkovito načrtovanje porabe in denarnih prejemkov je treba izvesti analizo dejstev načrta, zlasti v kriznih razmerah, ko se plačilna disciplina poslabša in podjetje morda nima dovolj denarja za izplačila.
Upravljanje ODDS povečuje učinkovitost načrtovanja in proračuna na splošno.
Primer izkaza denarnih tokov je predstavljen v tabeli. 6.
Tabela 6
Izkaz denarnega toka za julij 2017, tisoč rubljev
|
št. p / str |
Indikator |
Načrtujte |
dejstvo |
|
Stanje na začetku meseca |
12 200,00 |
12 200,00 |
|
|
Gotovinski prejemki |
|||
|
Prihodki iz osnovne dejavnosti |
|||
|
Predujmi strank |
|||
|
Gamma LLC, pogodba št. 212/T z dne 28.6.2017 |
|||
|
Prihodki od prodaje blaga (del in storitev) |
|||
|
Alfa doo, pogodba št. 12 z dne 30. 01. 2017 |
|||
|
Gamma LLC, pogodba št. 212/T z dne 28.04.2017 |
|||
|
Beta doo, pogodba št. 17 z dne 24.3.2017 |
|||
|
Omega LLC, pogodba št. 1 z dne 23.12.2016 |
|||
|
Norma LLC, pogodba št. 7 z dne 16.2.2017 |
|||
|
Prihodki iz finančnih dejavnosti |
|||
|
Prihodki iz naložbenih dejavnosti |
|||
|
Zapravljanje denarja |
|||
|
Poraba za osnovno dejavnost |
|||
|
Poravnava z dobavitelji |
|||
|
Plačila za komponente |
|||
|
2.1.1.1.1 |
Izdelek št. 1 |
||
|
Posadite jih. I. I. Ivanova |
|||
|
JSC Alfa |
|||
|
OOO "Diagonal" |
|||
|
JSC "Yaroslavl" |
|||
|
Drugi ponudniki |
|||
|
2.1.1.1.2 |
Artikel št. 2 |
||
|
Posadite jih. I. I. Ivanova |
|||
|
JSC Alfa |
|||
|
OOO "Diagonal" |
|||
|
Drugi ponudniki |
|||
|
Plača |
|||
|
divizija št. 1 (Moskva) |
|||
|
Zavarovalne premije |
|||
|
divizija št. 1 (Moskva) |
|||
|
Divizija št. 2 (Sankt Peterburg) |
|||
|
Splošni tekoči stroški |
|||
|
divizija št. 1 (Moskva) |
|||
|
Komunikacijske storitve |
|||
|
Plače (račun 26) |
|||
|
Zavarovalne premije (konto 26) |
|||
|
Cena vozovnice |
|||
|
drugi stroški |
|||
|
Komunikacijske storitve |
|||
|
Plače (račun 26) |
|||
|
Zavarovalne premije (konto 26) |
|||
|
Potrošni material, pisarniška oprema |
|||
|
Stroški prevoza |
|||
|
drugi stroški |
|||
|
Splošni proizvodni stroški |
|||
|
divizija št. 1 (Moskva) |
|||
|
Plače (račun 25) |
|||
|
Zavarovalne premije (račun 25) |
|||
|
Orodja, materiali za proizvodne namene |
|||
|
drugi stroški |
|||
|
Divizija št. 2 (Sankt Peterburg) |
|||
|
Plače (račun 25) |
|||
|
Zavarovalne premije (račun 25) |
|||
|
drugi stroški |
|||
|
davki |
|||
|
davek na prihodek |
|||
|
Davek na nepremičnine |
|||
|
Poraba za finančne dejavnosti |
|||
|
Poraba za investicijske dejavnosti |
|||
|
Denarni tok iz osnovne dejavnosti |
|||
|
Denarni tok iz finančnih dejavnosti |
|||
|
Denarni tok iz naložbenih dejavnosti |
|||
|
Presežek/pomanjkanje sredstev ob koncu meseca |
|||
|
Stanje gotovine ob koncu meseca |
Prva stvar, na katero bo pozoren vodja ali drugi končni uporabnik ODDS, je negativna vrednost kazalnika denarnega toka.
Za tvoje informacije
Denarni tok je izračunan kazalnik za vsako vrsto denarni tok(tekoča, finančna in investicijska dejavnost), kar je razlika med prejemki in izdatki sredstev.
Negativen denarni tok kaže, da so denarni prejemki nižji od odhodkov. In če podjetje ne bi imelo stanja gotovine iz prejšnjega meseca, ne bi moglo izvajati plačil.
V primeru je ODDS prikazan razčlenjeno po proizvedenih izdelkih in ločenih oddelkih (Moskva in Sankt Peterburg). Vodstvo lahko zahteva podrobnejšo razčlenitev, na primer, če se načrtovani zneski bistveno razlikujejo od dejanskih.
Na podlagi ODDS se na primer za mesec napoveduje denarni tok za naslednji mesec ob upoštevanju pričakovanih prejemkov.
Analiza dejanske porabe sredstev za mesec vam omogoča, da razvrstite stroške glede na stalnost in obveznost, da oblikujete določeno "konstanto", to je znesek denarnega toka, ki je potreben mesečno.
Na podlagi plačilnih registrov in plačilnih koledarjev se v smislu predplačil in končnih obračunov strank oblikuje dohodkovni del ODDS.
Takšno načrtovanje denarnih tokov zagotavlja učinkovitost upravljanja denarnih tokov.
Opomba!
Analiza dejstev načrta ODDS vam omogoča, da določite mejo stanja sredstev ob koncu meseca, da zagotovite plačilno sposobnost podjetja na začetku naslednjega poročevalskega meseca in v primeru plačilne nesposobnosti nasprotnih strank.
Poročilo o dejanskih proizvodnih stroških
Ena od glavnih nalog vsakega podjetja je oblikovati takšno tržno ceno, da pokrije stroške proizvodnje prodanih izdelkov, hkrati pa je konkurenčna, skladna s kakovostjo izdelkov in zagotavlja povpraševanje na trgu.
Po oblikovanju tržne ali pogodbene fiksne cene je treba poskušati obdržati nabavno ceno - če je cena višja od cene, podjetje ne bo prejelo dobička. Situacijo lahko nadzorujete s pomočjo menedžerja izkaz dejanskih proizvodnih stroškov(Tabela 7).
Tabela 7
Poročilo o dejanskih stroških proizvodnje, rub.
|
št. p / str |
Članek o stroških |
Načrtujte |
dejstvo |
Spremembe, +/- |
|
Materialni stroški |
||||
|
Zavarovalne premije |
||||
|
režijski stroški |
||||
|
Splošni tekoči stroški |
||||
|
neproizvodni stroški |
||||
|
Polni stroški |
||||
|
Cena brez DDV |
To poročilo odraža odstopanja načrtovanih stroškovnih kazalnikov od dejanskih. In če so pomembni, je potrebna dodatna analiza, da bi ugotovili razloge.
Praviloma se v tej fazi sestavljanja poslovodnega poročanja določi tudi skupina stroškov, ki imajo največji delež v stroških in na podlagi tega se oblikuje politika zniževanja stroškov za povečanje donosnosti izdelka. Za znižanje materialnih stroškov se na primer ponovno pogajajo o pogodbah z dobavitelji po ugodnejših pogojih ali iščejo nove; z namenom zmanjšanja plačnega sklada zmanjšujejo število delavcev, v opravljanje dela vključujejo zunanje organizacije itd.
Ob upoštevanju ukrepov za optimizacijo stroškovne strukture je za naslednje poročevalsko obdobje načrtovana posodobljena struktura.
Oglejmo si primer sestave načrtovanega izračuna stroškov proizvodnje ob upoštevanju rasti količin ob ohranjanju splošnih poslovnih stroškov (kot nespremenjene sestavine stroškovne strukture, ne glede na nihanja obsega) na enaki ravni (tabela 8).
Dejanski splošni poslovni stroški na enoto proizvodnje (glej tabelo 7) - 41.642,70 rubljev. z obsegom prodaje 257 enot. izdelkov v poročevalskem obdobju. Posledično je skupni znesek splošnih poslovnih stroškov 10.702.173,90 rubljev. (41.642,70 rubljev × 257 kosov).
Načrtovani obseg prodaje za naslednje poročevalsko obdobje je 294 enot. Skupni znesek splošnih poslovnih stroškov (10.702.173,90 rubljev) delimo z načrtovanim obsegom, dobimo specifične splošne poslovne stroške na enoto proizvodnje (36.401,95 rubljev).
Preostale stroškovne postavke se za načrtovano obdobje sprejemajo nespremenjene glede na dejanske podatke stroškovnega poročila.
Tabela 8
Načrtovanje strukture stroškov ob upoštevanju predlaganih ukrepov, rub.
|
št. p / str |
Ime stroškovne postavke |
dejstvo |
Načrtujte |
Spremembe, +/- |
|
Materialni stroški |
||||
|
Stroški dela ključnih proizvodnih delavcev |
||||
|
Zavarovalne premije |
||||
|
režijski stroški |
||||
|
Splošni tekoči stroški |
||||
|
Stroški proizvodnje |
||||
|
neproizvodni stroški |
||||
|
Polni stroški |
||||
|
Cena brez DDV |
Vse stroškovne postavke, vključene v nabavno vrednost, smo pustili nespremenjene, razen splošnih poslovnih odhodkov, ki se pogojno ne spreminjajo glede na rast obsega prodaje.
Zahvaljujoč optimizaciji se bo načrtovani specifični dobiček na enoto proizvodnje, ob ohranjanju maloprodajne cene na enaki ravni, povečal za 5.240,75 rubljev, za skupni predvideni obseg prodaje - 1.540.780,50 rubljev.
Če ni predvidenih ukrepov za optimizacijo stroškov, načrtovana struktura stroškov praviloma vzame dejanske podatke za preteklo obdobje.
Poročilo o terjatvah in obveznostih
Poročilo o terjatvah in obveznostih je mogoče združiti v en dokument upravljanja ali pa razdeliti v dva ločena dokumenta. Omogoča vam oceno plačilne sposobnosti podjetja in spremljanje prometa dolgov z uporabo relativnih razmerij.
Že samo dejstvo nastanka terjatev in obveznosti je neizogibno zaradi časovne vrzeli med plačili in prenosom končnih izdelkov.
Za tvoje informacije
Terjatve - sredstva, ki jih dolžniki dolgujejo podjetju; Plačljive obveznosti so denar, ki ga podjetje dolguje svojim upnikom.
Poročilo o terjatvah in obveznostih se sestavi na določen datum, končni prejemnik pa vidi podatke o stanju poravnav z nasprotnimi strankami in lahko hitro nadzoruje izpolnjevanje obveznosti.
Primer menedžerja poročilo o terjatvah in obveznostih podjetja- v tabeli. devet.
Tabela 9
Poročilo o terjatvah in obveznostih na dan 21.07.2017
|
št. p / str |
dolžniki/ Posojilodajalci |
Količina, rub. |
Pošiljka |
Opravljeno plačilo (predujem) |
Znesek dolga na dan 21.07.2017 |
||
|
datum |
Količina, rub. |
datum |
Količina, rub. |
||||
|
Dolžniki |
|||||||
|
OOO "Beta" |
|||||||
|
Posojilodajalci |
|||||||
|
OOO "Norman" |
|||||||
Z analizo podatkov poročila bo vodja videl, da je podjetje dne 06. 09. 2017 napredovalo za 80 % Norman LLC (880.000,00 rubljev). Izdelki so bili v celoti odposlani dne 15.06.2017. Toda do 21. julija 2017 podjetje še ni v celoti odplačalo - dolg v višini 220.000,00 rubljev.
Hkrati je Beta LLC plačala predplačilo (50%) v višini 5.500,00 tisoč rubljev, izdelki so bili v celoti odposlani 23.6.2017. Toda končnega plačila v višini 50 % podjetje ni prejelo.
V pogodbah z nasprotnimi strankami so praviloma določeni dobavni pogoji in časovni interval med dobavo in končnim obračunom (na primer končna poravnava se izvede v petih delovnih dneh od dneva, ko kupec sprejme dostavljene izdelke). Za kršitev plačilnih pogojev se predvidevajo sankcije (na primer kazen v višini 0,1% zneska zamude pri plačilu in za vsak dan zamude).
Zato bo podjetje v primeru predložitve terjatev upnikov prisiljeno ne le do končne poravnave, ampak tudi plačati kazni, to pa so dodatni nepredvideni stroški.
Druga poslovodna poročila
Poročilo poslovodstva o izvedbi proizvodnega načrta
Vsebuje načrtovane in dejanske številke. Na željo končnega prejemnika se po delavnicah poglobi.
V idealnem primeru bi bilo treba ta poročila ustvarjati mesečno. To vam bo omogočilo nadzor nad izvajanjem letnega proizvodnega programa, vpogled v celotno proizvodno sliko.
Bodimo pozorni tudi na dejstvo, da so bonusi za proizvodne delavce praviloma neposredno odvisni od izpolnjevanja načrtov. Zato je mogoče predvideti tudi obrazce pojasnila v primeru neizpolnjevanja proizvodnega načrta, ki ga morajo sestaviti vodje delavnic ali druge pooblaščene osebe podjetja, pri čemer nujno navedejo razloge za neuspeh. izpolnjevanje rokov (na primer ugotavljanje dodatnih okvar, pomanjkanje potrebnega materiala v skladišču za dokončanje proizvodnje itd.).
Poročilo poslovodstva o izvedbi marketinškega načrta
Marketinški načrt (napoved obsega prodaje) praviloma izdela marketinški oddelek.
Poročilo o izvedbi marketinškega načrta odraža načrtovane in dejanske kazalnike. Nihanja načrtno-dejanskih vrednosti znotraj 10% se štejejo za sprejemljiva. V nasprotnem primeru je treba načrt prilagoditi ob upoštevanju ugotovljenih odstopanj.
Poleg tega je treba analizirati vzroke odstopanj. Morda se je na trgu pojavil konkurent z nižjimi cenami, kupci ne morejo kupiti blaga po ponujenih cenah itd.
Vodstveno poročilo o izvedbi marketinškega načrta vam omogoča, da ste "na tekočem" z nihanji v zunanjem okolju in se hitro odzovete na spremembe:
- spremljati dejanja konkurentov (vključno s potencialnimi);
- povečati ali ohraniti konkurenčnost podjetja;
- spremljati povpraševanje po izdelkih in plačilno sposobnost kupcev.
Poročilo poslovodstva o delu v teku
Nedokončana proizvodnja (WIP) je izdelek, ki ni šel skozi celoten proizvodni cikel. Specifična težnost Stroški WIP v skupnih stroških podjetja so lahko precej pomembni.
Praviloma je poročilo poslovodstva o nedokončanem delu podrobno - navedeni so vsi stroški, ki so vključeni v strošek (materialni stroški, plače, režijski stroški itd.), odstotek opravljenega dela in poraba sredstev po standardu (za Na primer, materiali so bili porabljeni v višini 1000,00 rubljev ., standard za končne izdelke pa je 2000,00 rubljev, zato je odstotek porabe 50).
Poročilo lahko vsebuje tudi podatke o zahtevnosti dela.
Poročilo o zalogah surovin in materiala
Zaloge surovin in materialov morajo zagotavljati kontinuiteto proizvodnega procesa.
Pogosto dobavitelji ponujajo popuste pri nakupu velikih količin blaga, surovin, komponent. Podjetja pa se morajo zavedati, da lahko stroški vzdrževanja in shranjevanja teh predmetov presežejo koristi, pridobljene s popustom. Hkrati lahko z nakupom velikih količin prihranite pri stroških prevoza.
Kot smo že omenili, je eden od razlogov za neizpolnjevanje proizvodnega načrta lahko pomanjkanje materiala v skladišču. Zato je treba v skladu s proizvodnim načrtom izdelati poročilo o zalogah surovin in materiala.
To poročilo običajno izdelajo oskrbovalni strukturni oddelki podjetja (logistični oddelek, služba za materialno podporo itd.).
Pri načrtovanju zalog surovin in materiala je treba upoštevati podatke proizvodnega načrta (običajno letnega) in normative porabe surovin in materiala na enoto proizvodnje. Poskrbeti morate tudi za zavarovalno zalogo materiala v primeru sprememb v zunanjem okolju (rast povpraševanja, podaljšanje dobave materiala, zvišanje stroškov blaga in materiala itd.).
Poročilo o upravljanju zalog surovin in materiala naj odraža tudi dejanske kazalnike glede na načrt proizvodnje.
Poročilo o zalogi končnega blaga
Za zagotovitev kontinuitete proizvodnega procesa je treba oblikovati zaloge končnih izdelkov. Toda tudi tukaj obstajajo pasti: povečanje zalog končnih izdelkov poveča stroške njihovega skladiščenja. In v primeru upada povpraševanja po tem končnem izdelku morda sploh ne bo povpraševanja. Stanje se bo le še poslabšalo, če bodo izdelki pokvarljivi in imajo določen rok uporabnosti.
Podjetje bi moralo vzpostaviti tako optimalno količino zalog končnih izdelkov, ki bo ustrezala potrebam potrošnikov.
Poročilo vključuje načrtovane in dejanske kazalnike. Včasih vodje zahtevajo dodatne informacije - načrtovani obseg proizvodnje in prodaje, tako da so vsa gibanja končnih izdelkov predstavljena v enem poročilu upravljanja.
Poleg tega morate, podobno kot pri poročilu o zalogah surovin in materiala, tudi tukaj upoštevati varnostne zaloge v primeru napak v proizvodnji, nepredvidenih okoliščin in okoliščin višje sile ter v primeru odstopanj pri prodaji napoved iz dejanskih kazalnikov.
